כנס אינו חייב להיות הוצאה יקרה במיוחד, וודאי שלא כיום כאשר בפני המגזר העסקי אלטרנטיבות כה רבות.

גם אינכם מתמחים בכלכלה, אתם ודאי יודעים לגבי כלל ההיצע והביקוש -  ככל שדבר מבוקש יותר, עלותו גבוהה יותר. זה כמובן תקף גם לגבי ארגון כנס.

מתי נערוך את הכנס ?

החודשים המבוקשים ביותר עבור כנסים הם חודשי הסתיו, האביב ותחילת הקיץ (למרות שבתקופה זו נוטים יותר לערוך ימי גיבוש). העובדים והקולגות הנופשים חוזרים מן החופשות ומחו"ל, מזג האוויר יחסית נוח וכו'.

כדאי לקחת בחשבון שגם במקומות כאלה המציעים מחיר אחיד במשך כל השנה, סיכוי טוב יותר כי הבעלים יוכלו להתגמש ולהוריד את המחיר.

על אף שעבודת המשרד תצטרך להדחות ביום, כנסים המתקיימים בשעות הבוקר והצהריים הם כמובן משתלמים יותר מאשר כנסים המתקיימים בשעות הערב. רמת הריכוז בקרב רב האנשים היא גבוהה יותר דווקא בשעות המוקדמות.

באיזה יום יערך הכנס ?

מבין ימי השבוע, היום המבוקש ביותר לכל אירוע שהוא הוא יום חמישי, ובפרט בחברות שבהן העובדים אינם מגיעים למקום העבודה בימי שישי (רק 40% על פי הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה). בקרב לא מעט מהמקומות לאירועים עסקיים עלות כנס ביום חמישי, ובפרט בערב, עולה יותר מכל יום אחר ובעלי המקום דורשים גם מספר מינימום של משתתפים גבוה יותר מאשר בכל יום אחר.
ימי חמישי בערב וגם ימי ראשון בבוקר הם פקוקים במיוחד, כדאי לקחת בחשבון שייתכן וכתוצאה מכך יהיו עיכובים בהתחלה ובתוכנית.

קייטרינג ?

אספקט נוסף שיכול לעזור לכם לחסוך בתקציב לטובת הכנס נובע גם הוא מבחירת המקום. ככלל, מקום המוצע להשכרה ודורש בחירת קייטרינג בנפרד הוא תמיד יקר יותר ממקום שווה-ערך, שמחזיק קייטרינג משלו.

נסו למצוא מקום לערוך בו את הכנס שמציע גם את האוכל ממטבחו. אם המקום מוצא חן בעיניכם, בדקו את התפריט. אם האוכל לא נראה לכם או לא טעים דיו לטעמכם, חפשו מקום אחר. כיום לא חסרים מקומות בהם ניתן לערוך אירועים, ייחודיים ונעימים, כך שסביר להניח שבסוף תמצאו את מבוקשכם גם מבלי לשלם מחיר יקר יותר.

כמות המשתתפים

עוד דבר שיש לשים אליו לב: יש לכם 250 אורחים לכנס. תוך כדי תכנון וארגון מצאתם מקום אטרקטיבי ואשר מצא חן בעיניכם, אולם הוא מתאים ל-800 איש ככל הנראה, תצטרכו לשלם על מינימום של 400 משתתפים. נסו לחשוב כיצד לנצל זאת בחוכמה.

הפרטים הקטנים

לפני שאתם חותמים על העסקה מול המקום שימו לב לעוד מספר פרטים קטנים שעולים הרבה :

בחלק מן המקומות גובים תשלום נוסף עבור תאורה, הגברה, עזרים טכניים למרצים, במות, שולחן נואמים וכו'. בדקו איזה ציוד נדרש לכם בדיוק ובקשו להוסיף זאת להצעת המחיר.

אנו מאחלים לכם כנס מוצלח ונעים.