דף הבית בידור ופנאי הפקת אירועים איך לארגן אירוע עסקי?
איך לארגן אירוע עסקי?
רן ביטון 24/05/08 |  צפיות: 2309

ארגון אירוע עסקי ממש כמו חתונה אינו משימה פשוטה, בין אם מדובר בכנס קטן, בינוני או גדול, יום גיבוש לעובדים, מסיבה לעובדים, למנהלים ועוד. התארגנות מתאימה לאירוע עסקי יכולה לעשות את ההבדל בין אירוע מלא בתקלות ואי-הבנות, מול הספקים השונים וקהל המוזמנים על השלכותיהן השונות, ובין אירוע מוצלח, כזה שישרת את מטרות הארגון שהשקיע במשימה לא מעט מאמץ ומשאבים. ארגון אירוע עסקי ממש כמו חתונה אינו משימה פשוטה, בין אם מדובר בכנס קטן, בינוני או גדול, יום גיבוש לעובדים, מסיבה לעובדים, למנהלים ועוד. התארגנות מתאימה לאירוע עסקי יכולה לעשות את ההבדל בין אירוע מלא בתקלות ואי-הבנות, מול הספקים השונים וקהל המוזמנים על השלכותיהן השונות, ובין אירוע מוצלח, כזה שישרת את מטרות הארגון שהשקיע במשימה לא מעט מאמץ ומשאבים.



להלן מספר נקודות שצריך לתת עליהן את הדעת בארגון אירוע עסקי;

הזמן - מתי תרצו לערוך את האירוע? הזמן הוא החלק החשוב ביותר שעלינו לחשוב עליו בשלב הראשוני של תכנון האירוע. החלטה לגבי מועד מדויק לא רק תבטיח שכמות גדולה יותר מהמוזמנים יקחו חלק באירוע העסקי, אלא גם תחסוך בזבוז זמן מיותר, לדוגמא, במידה והחלטנו להקדים ולבחור מקום לאירוע, ביקרנו במקום ורק לאחר מכן קבענו את המועד, יש סיכוי שלא תהיה אפשרות לערוך את האירוע במקום, מאחר והמועד תפוס.
התאריך והמועד קשורים גם לעניין התקציב - מקומות לכנסים ואירועים עסקיים מכל הסוגים מציעים מחירים שונים בהתאם לתקופה וגם במקומות בהם הדבר לא מוצהר בעונות מסוימות, כמו עונת החורף, ישנה גמישות רבה יותר במחיר.

קונספט ואפיון האירוע - איך תרצו שהאירוע יראה וירגיש? אילו מסרים הוא צריך להעביר למשתתפים בו וכיצד, באווירה פורמאלית או שאינה פורמאלית? נסו לחשוב על כל הפרטים, סוג המקום, התאורה, העיצוב, מוזיקת הרקע וכו', אפילו בכלליות בשלב זה ואחר כך להתמקד יותר ויותר.

המשתתפים - אירוע עסקי מוצלח תלוי בחוויה שעוברים המשתתפים בו. חשבו אילו מחלקות תרצו שישתתפו באירוע, האם ישתתפו בו מוזמנים "חוץ ארגוניים" (לקוחות זהב, קולגות וכו'), התחומים המעניינים אותם, טווח הגילאים, המיקום הגיאוגרפי ממנו מגיעים לפני בחירת המקום, מידת שמירת הכשרות, וכל פרט אחר שעשוי להיות רלבנטי ומייחד את המשתתפים.
ככל שתאספו פרטים רבים יותר אודות המשתתפים באירוע העסקי תוכלו לארגן אותו באופן טוב יותר, והרי שלמענם נערך האירוע העסקי.
כיצד ניתן להבטיח כמות הגעה מקסימאלית ? קביעת מועד מתאים, הזמנה מראש של כל המשתתפים והעברת מידע לגבי האירוע מבעוד מועד.
ובכל מקרה, בדקו עם המקום בו אתם מעוניינים לערוך את האירוע עד איזה מועד ניתן יהיה לאשר אל כמות המשתתפים הסופית.

תקציב לאירוע - יש לקבל החלטה על תקציב וחלוקתו בהקדם האפשרי, כל בירור שיערך טרם לכן הקשור למחירים פשוט אינו רלבנטי.
בחלוקת התקציב יש לקחת בחשבון את המקום לאירוע, תכנים - תשלום למרצים או מופעים שונים, הסעות אם נדרשות, אטרקציות, מתנות למשתתפים, אטרקציות וכל רעיון נוסף שאתם מעוניינים להוסיף לתוכנית.

מקומות לאירועים עסקיים - לא משנה כמה הזמן דוחק, חשוב ביותר להגיע למקום מראש, לבדוק, לסייר, לטעום, לראות היכן נמצאת החניה באם ישנה, האם היא כרוכה בתשלום? מה גודלו של האולם, כיצד נראה כל דבר ודבר שבו נשתמש במהלך הכנס.
כדאי לבקר בכמה מקומות, כדי לקבל פרספקטיבה נכונה לגבי המקום והעלות.

תכנים וציוד - אחרי שתכננו את הקונספט ובדקנו את הפרטים הנדרשים לגבי המוזמנים שלנו, גם אם אין לנו מקום יש לנו מושג לגביו הגיע הזמן לבחור את התכנים. אילו הרצאות או סדנאות ייקחו חלק באירוע העסקי שלנו? מהי מטרתן ואיך אלו משרתות את המטרה לשמה תתכנסו?
נקודה חשובה נוספת היא לברר מבעוד מועד לגבי השכרת ציוד נדרש לסדנאות או ההרצאות - האם קיימים במקום מערכת הגברה, דוכן נואמים, במה, מיקרופון או מיקרופון דש, מסך, מקרן, חיבור למחשב נישא וכיו"ב? במידה ולא, תצטרכו לבדוק עלות השכרתם.
חשוב לציין לגבי כנסים כי במקומות בהם נוהגים לקיים כנסים - אולמות כנסים, אולמות קונגרסים, מרכזי כנסים ועוד מספקים חלק גדול מהציוד ללא תשלום, ותוספת תשלום עבור ציוד מיוחד, כמו לדוגמא מיקרופון דש, במקום מיקרופון רגיל, עם זאת במידה ואתם מעוניינים במקום שאינו שגרתי, אתם מוזמנים להפנות את הבקשה למקום, כדאי גם לבקש לכלול את מחיר השכרת הציוד בהצעה.

המחיר - בכל מקרה ובכל שירות שאנו מבקשים עבור האירוע העסקי, כדאי לבדוק מספר הצעות מחיר.
ההבדלים עשויים להיות משמעותיים יותר ופחות, ובכל מקרה המשוואה הנכונה היא שירות ותמורה טובים עבור מחיר טוב.
מחיר זול מול שירות ותמורה שאינם טובים דיים אינם עסקה משתלמת, המקום הטוב לא בתקציב? ראו ובדקו את האפשרויות העמודות בפניכם - אם, לדוגמא, אתם מתכננים גיבוש וכחודש לאחר מכן הרמת כוסית לכבוד החג תוכלו לגייס את שני התקציבים ולאחד אותם לאירוע אחד שיהיה "גם וגם".

בהצלחה!

דירוג המאמר:

תגיות של המאמר:

 רן ביטון

אתרי האינטרנט שיעזרו לכם למצוא את כל מה שאתם צריכים בתחום ניתוחים פלסטיים חתונה גני אירועים טיסות זולות גם לימודים ועוד.



 


מאמרים נוספים מאת רן ביטון
 
מארגנים חתונה
כעת אתם יכולים לקבוע פגישה מסודרת במספר מקומות ולהגיע עם רשימת שאלות, נסו להתרשם לא רק מהמראה אלא בעיקר מהיחס והאווירה במקום.

מתכננים בר מצווה
במידה והחלטתם לערוך אירוע בגן או באולם, עליכם להתחיל לאתר את כל נותני השירות השונים שיהפכו את האירוע למושלם:

לסדר חתונה
במידה והתשובה חיובית, תוכלו כעת לקבוע פגישה ולהתרשם, לברר כל מה שאתם רוצים ולקבל הצעת מחיר לעבודה. בנוסף, בחלק מן המקרים, הגעה דרך לקוח לשעבר תוכל להשיג לכם הנחה נאה במחיר השירות - אין שום הבטחה, אבל אף אחד לא יאשים אתכם אם תנסו.

די ג'י לחתונות
תפקיד נוסף שצריך למלא כל תקליטן לחתונות הוא להמליץ לבני הזוג ולעזור להם לבחור את רשימת השירים החשובים – מוזיקה לקבלת פנים, שיר להליכה לחופה, שיר לשבירת הכוס ושיר לסלואו הראשון. אם התקליטן מדבר על כך כבר בפגישה הראשונה עמו, אתם נמצאים בידיים טובות

צלמים לחתונות ואירועים
אם אתם מעוניינים לשכור לאירוע שלכם גם צלם וידאו וגם צלם סטילס, מומלץ לשכור צוות צלמים לחתונה מאותו הסטודיו, מכיוון שכך ניתן לחסוך עשרות אחוזים על המחיר הסופי.

חתונה עם מפיקים
מהסיבה הזאת יותר ויותר אנשים מחליטים בסופו של דבר להעביר את ארגון החתונה לידיהם של חברות הפקה מנוסות, במיוחד אם אתם רוצים משהו אחר כמו גן אירועים עם בריכה או חתונה אחרת.

מתכוננים לחתונה
על מנת להגשים את החלום אתם צריכים לעשות את זה נכון, סיבה נוספות היא העלויות, אז איך תעשו את זה? בואו לקרוא מספר עצות וטיפים שיעזרו לכם לארגן חתונה מוצלחת במחיר טוב:

מפיקי חתונה
בהישג ידם של עשירים בלבד, אבל בהווה להזמין חברת הפקה זה בכלל לא חריג. נפטרים מהלחץ הכרוך בניהול עשרות נותני שירותים שונים, פשוט מעבירים את כל הסמכויות למי שכבר צבר נסיון בהפקת אירועים והולכים לישון בראש שקט.

גן או אולם
כמעט בלתי אפשרי להתעלות על התחושה הייחודית שגן איכותי נותן למוזמנים. ובמרחבים האדירים שמספק הגן,תוכלו להביא את כל העולם ואחותו בלי לדאוג מצפיפות יתר.

חתונה אזרחית
בארץ לא ניתן להתחתן בחתונה אזרחית אבל המדינה מכירה בנישואין אזרחיים אם הם נערכו במדינה אחרת, לאחר החתונה תוכלו להגיש את הטפסים למשרד הפנים שיכיר בכם כזוג נשוי לכל דבר.
     
 
שיווק באינטרנט על ידי WSI