רוצים לקדם את התקשורת הפנימית בחברה שלכם? ואולי כבר ירדתם לפרטים, ואתם שוקלים להפנות ממשאביכם לכלי התקשורת היעיל והזול ביותר - עיתון עובדים? אם כן, ודאי שאלתם את עצמכם כמה שאלות בסיסיות. ראשית לכל - למה חשוב להוציא עיתון עובדים? ואם כבר הגעתם להבנה באשר לחשיבותו, אז איך עושים את זה? ועל מה אפשר לכתוב בעיתון? ומאילו טעויות כדאי להימנע בכתיבת העיתון? שאלתם, ולכן אשיב:
למה חשוב להוציא עיתון עובדים?
- כדי לחבר את העובדים למטרות משותפות, ההולמת את חזון הארגון וערכיו
- כדי ליידע אנשים מכל רחבי הארגון על פעילות של מחלקות שונות, שבדרך כלל לא ייתקלו בהן במהלך עבודתם היומיומית, ולהבהיר להם איזה חלק הם לוקחים בתמונה הגדולה
- כדי לשווק את המוצרים והשירותים החדשים לכלל העובדים, שהרי העובדים הם השגרירים הטובים ביותר של הארגון (אומנם קלישאה, אך אמת חשובה מאחוריה). כדאי שיידעו כמה שיותר, כדי שיתקשרו את המידע למעגל הקרוב אליהם בכל הזדמנות.
- כדי לטפח גאוות יחידה ולויאליות לארגון
- העיתון הוא כלי תקשורת אידיאלי לשבח עובדים מצטיינים. אנשים אוהבים לראות את עצמם בעיתון. זהו חיזוק חיובי שמניע אותם להמשיך בדרך חיובית, התומכת במטרות הארגון
- כדי לנפץ שמועות לא נכונות המסתובבות במסדרונות, ולהכניס סדר בבלגן המידע הלא רשמי הזורם מכל עבר
מהם שלבי העבודה בכתיבת עיתון עובדים?
תחילה, מקימים מערכת הכוללת נציגים מכל קהלי היעד המשניים בארגון (המחלקות, החטיבות, האגפים). בישיבת המערכת הראשונה יקבל כל אחד מחברי המערכת תפקיד ותחומי אחריות, וייקבעו מראש תאריכים להשלמת השלבים השונים בהפקת העיתון, ולישיבות הבאות.
בחברות אחרות, הדובר/מנהל השיווק או גורם ממונה יחיד אחר הם שאחראים על הוצאת העיתון, בעזרת גורם מקצועי חיצוני העובד מולו באאוטסורסינג אותו גורם מבצע את כתיבת העיתון, עיצובו והוצאתו לאור. הגורם האחראי מטעם הארגון מרכז את כל חומרי הגלם לכתיבת העיתון, בהתאם לנושאים העומדים על סדר יומו של הארגון בעת הוצאת העיתון. בחלק מהחברות, הגורם המקצועי אינו חיצוני אלא חלק מהחברה (בחברת חשמל, לדוגמה), אבל זה כבר נושא לכתבה אחרת.
כעת, לאחר שהוקמה מערכת, כדאי לחשוב על פורמט עיצובי לעיתון, שם לעיתון, לוחות זמנים ותדירות. עניין לוחות הזמנים חשוב במיוחד, כי הקפדה עליהם היא שתקבע האם תעבדו על כל עיתון לאורך חודש או שנה. קבעו לוח זמנים מחייב לכל שלב בהפקת העיתון.
תוכן, גרפיקה, אישורים ודפוס
זה הזמן לעבור לשגרת עבודה – קובעים ישיבת מערכת ראשונה, שבה עורכים רשימה של מקורות מידע רלוונטיים מכל חלקי החברה, ומחליטים מי אחראי לאישור התכנים בכל אחת מהכתבות.
בהמשך נאספים חומרי גלם, נערכים ראיונות (פנים אל פנים או בטלפון) עם אנשי מפתח בארגון או עם עובדים מצטיינים, ולאחר מכן, מתבצעת כתיבה והגהה בידי אנשי מקצוע מתחום הכתיבה או בידי עובדים ממונים מן הארגון.
עם סיום הכתיבה, מועברת כל אחת מהכתבות לאישור הגורם שנקבע מראש כאחראי לאישורה (בדרך כלל, מנהל כל חטיבה/אגף/מחלקה שבה עוסקת הכתבה). בתום כל האישורים, לאחר שהממונה לנושא העיתון בחברה חותם על טיוטת התוכן, מועברים התכנים לעיצוב גרפי של גריד (תבנית עיצובית) לעיתון, ולאחר אישורו, לעימוד הידיעות, הכתבות, המאמרים והתמונות.
לאחר אישור הסקיצה הגרפית של העיתון כולו בידי הגורם הממונה בחברה, ולאחר הגהה של התוכן והגרפיקה בידי עורך העיתון, מועבר העיתון לקדם דפוס. בשלב זה כדאי שהגרפיקאי יעבור על העתק השמש, כדי לוודא שהעיתון ייצא בלי טעויות בעימוד/בעיצוב, הנחשפות פעמים רבות רק בשלב זה.
בתום אישור העתק השמש, העיתון מודפס, יוצא לאור, ומדוור לבתי כל העובדים, או מופץ במקומות מפגש מרכזיים בחברה.
בחלק הבא של הכתבה אשיב על שאלות נוספות שאולי עלו במוחכם בנוגע לעיתון עובדים: על מה אפשר לכתוב בו? וגם - מאילו טעויות כדאי להימנע בעת כתיבתו?