יורם קראוס, מנכ"ל חברת SMS לניהול פרויקטים מציג מס' נקודות מקדימות בטרם תחילת פרויקט

יורם קראוס: מעגל הפרויקט מורכב משישה תהליכים:

•1.       ניתוח מצב קיים וחלופות - בשלב זה עלינו לזהות את הבעיה ולתחום אותה. זהו שלב קריטי שלא פעם מהווה 50% מפתרון הבעיה. בשלב הזיהוי יש לצרף מומחים טכניים ואנשי מקצוע אשר ינתחו את המצב ואת החלופות.

יורם קראוס: "אחת הדילמות המרכזיות בשלב זה - האם לבצע את הרצוי או להשקיע במצוי".

•2.       הכנות עד מוכנות של תיק ביצוע - אוספים את כל המידע הרלבנטי על מנת ליצור תיק פרויקט. בשלב ההכנה והניתוח אנו נדרשים לעשות את כל עבודת ההכנה על מנת להביא את הפרויקט לנקודה בה ניתן לאשרו. בשלב זה מבצעים את בדיקת ההיתכנות הכלכלית. הבדיקה תהיה תלויה במורכבות של הפרויקט. בדרך כלל, בפרויקטים גדולים יהיה צורך במס' בדיקות כלכליות מפורטות.

על בדיקת ההיתכנות הכלכלית להגדיר את יעדי הפרויקט בבהירות, לענות בבירור לשאלה האם דרכים אלטרנטיביות להשגת אותם יעדים הן עדיפות, ויאפשר למתכנני הפרויקט לשלול אלטרנטיבות פחות טובות. בנוסף הבדיקה צריכה לאפשר את ההזדמנות לעצב את הפרויקט כך שיתאים לסביבה הפיזית ויבטיח שיהיה פורה. בסוף התהליך מתבצעת ההערכה פיננסית ומאשרים או לא מאשרים יציאה לפרויקט.

יורם קראוס: "חשוב להגדיר את יעדי הפרויקט בבהירות - מה אני רוצה להשיג? מה הפירוש של הבעיה? להגדיר את המינימום המוסכם".

שימו לב: ביטול הפרויקט בשלב תכנון מאוד מתקדם או אף בשלב ביצוע, עקב סיבות כלכליות שלא נחזו מראש מעידה על תכנון לקוי.

ניתוחים שנעשו בחופזה כנראה יניבו פרויקטים שלא עומדים בזמנים, בעלי תשואה נמוכה אשר מבזבזים משאבים מוגבלים.

•3.       בדיקת גוף מממן

•4.       מו"מ על מימון העסקה והתניות - לגוף המממן יש תמיד התניות על מנת להשיג את האינטרסים שלו, לכן יש להשקיע במשא ומתן עם הגוף שמסכם את הצד המימוני ואת ההתניות של הגורם המממן.

•5.       יישום - בשלב היישום אנו נדרשים לשים לב למס' פרמטרים מרכזיים:

•א.      יכולת תגובה וקבלת החלטות במצבים משתנים

•ב.      החלטה מה יבוצע וגם מה לא יבוצע

•ג.       יישום גמיש

•ד.      כל תוכנית היא בסיס לשינויים. יורם קראוס: "חשוב לתכנן עם מרחב גמישות לטעויות או מקרים בלתי צפויים".

•ה.      בחינת הפרויקט ב-3 תקופות זמן:

•1.       תקפות ההשקעה

•2.       תקופת ההתפתחות

•3.       במשך חיי הפרויקט

•ו.        יישום תוך כדי בקרה מתמדת

•6.       הערכה \ תחקור - יורם קראוס: "רבים מסיימים את הפרויקט וחושבים כי תמה העבודה. לא פעם, רוב העבודה מתחילה בסיום הפרויקט שנדרשת עבודת התחקור והערכה".

התחקיר בא לענות על 3 שאלות: מה היה? למה היה? ומה ניתן לשפר בעתיד.

• האם תוכנית הפרויקט הייתה מתאימה לאור היעדים?
• האם היעדים נשקלו בקפידה?
• הם ניתנו האמצעים לעמידה בהם?
• האם הטכנולוגיה המוצעת הייתה מתאימה?
• האם הסידורים המוסדיים, ארוגניים וניהוליים הולמים את התנאים?
• האם האספקטים המסחריים נשקלו מספיק?
• האם האספקטים הפיננסים נשקלו מספיק?
• האם האספקטים הפיננסיים נקבעו על פי הנחות ריאליות?
• האם ההשלכות הכלכליות נבחנו במלואן?
• כיצד ניתן להשוות את הפרויקט בפועל לניתוח הפרויקט?
• האם הייתה תגובה הולמת לשינויים תוך כדי תנועה?

;

תחקיר מקיף הוא כלי לימוד ממעלה ראשונה. בכל שלב ביצועו: התחקיר אינו חקירה ומטרתו לשפר ולא לשפד.