הקדמה הטכנולוגית מגיעה לכל מקום בחיינו. חלפו להם הימים בהם היינו צריכים לתייק כל פיסת נייר שהגיעה אלינו, כל מסמך וכן חוברות עבות כרס אשר תפסו מקום רב באחסון במדפים ובארונות. חברות וארגונים רבים משתמשים בשירותי סריקת מסמכים המאפשרים להם לאחסן קבצים אישיים, כגון קבלות, חשבונות ומסמכים אחרים במחשב, בפורמט  PDF,  ובכך לחסון מקום אחסון, זמן תיוק וניירת מיותרת. פשוטו כמשמעו, העבודה הסיזיפית בה עסקו שעות רבות בתיוק ושמירת מסמכים, לא קיימת במשרדים אלו יותר. לסריקת מסמכים יש עוד יתרונות רבים נוספים עליהם נדון בהמשך המאמר.

אנחנו לא בהכרח חושבים על זה, אבל המשרד הוא המקום שבו אנו משתמשים בנייר יותר מאשר בכל מקום אחר בדרך כלל, ובעצם אנו מוקפים ניירות ומסמכים מכל עבר, כך שזה רק הגיוני כי המגמה צריכה להיות למעבר לסריקת מסמכים ושמירתם במחשב. אחרי הכול, אנחנו רוצים שהחיים שלנו יהיו קלים יותר, אז למה לבזבז שעות רבות משהותנו בעבודה בתיוק המסמכים? הזמן אשר מתפנה בעקבות החיסכון בפעולה זו יוכל לשמש אותנו לפעילויות חשובות הרבה יותר, לטובת העובד ולטובת התייעלות החברה.

חברות המציעות שירותי הסריקה מאפשרות מספר אופציות בהן ממירים את ניירת המשרד למדיה הדיגיטאלית : סריקת מסמכים, סריקת תצלומי דימות אלקטרוני, שרטוטים, שאלונים ומסמכים שונים בכל גודל. הסריקה מתבצעת בשחור-לבן ובצבע מלא לבחירת המזמין. בנוסף ניתן להזמין בניית ארכיון דיגיטלי, וכן המרת כל מסמך לפורמט מיוחד כגון: WORD, EXCEL, AUTOCAD ועוד.

אם אנחנו משלמים על שירותי סריקת מסמכים, איך אנו חוסכים בכך כסף? תתפלאו לדעת, אבל אם חישוב פשוט של כל עלויות הנייר, הקלסרים, הדיו, רכישת מדפסת לצילומים מיוחדים, תיקונים ושירות, ובנוסף תכללו גם את שעות העבודה המרובות אותן מקדישים לטובת תיוק כל המסמכים בקלסרים, תבינו כי יש לכם הזדמנות לחסוך סכומי כסף נכבדים מידי חודש. יתרון נוסף הוא החיסכון בשטח אחסון, הן אם מדובר בארונות משרדיים וכמובן גם בארכיון אשר חברות גדולות נהגו בעבר לשכור לטובת שמירת ואחסון מסמכי החברה. כך המסמכים נגישים בכל זמן ואין צורך לעסוק בפעילויות מתישות כמו: להגיש בקשה לאחראי על הארכיון, שיפנה לעובד, שילך לחפש בקלסר....ועוד.

ניתן לסרוק כל מסמך, בן אם הוא נכתב אתמול והסריקה מתבצעת אוטומטית, ובן אם יש לכם בארכיון מסמכים ישנים אשר אתם רוצים לשמר אותם. ידוע כי עם השנים מסמכים מצהיבים ומאבדים את עמידותם. בנוסף, ניירות נוטים להתפורר או לקבל רטיבות ואינם קריאים לאחר תקופה. סריקת מסמכים מביאה קץ לכל הבעיות האלו. בעזרת הקשה פשוטה במחשב תוכלו למצוא כל נייר שביקשתם מתויק בתיקיה המתאימה לו, בזמן קצר ביותר.
העולם הדיגיטאלי מתקדם כל הזמן, כיום השיטה הנכונה, הפשוטה והקלה ביותר היא מעבר לסריקת מסמכים שהיא גם ידידותית לסביבה וגם מייעלת תהליכים בחברה.