במאמר זה נסקור את המרכיבים העיקריים שמשפיעים על יעילות העבודה של המשתמש בתוכנת הנהלת החשבונות.

מסכי בן – מסכי ה"בן" הם מסכים בהם ניתן לעבוד או לצפות במידע המקושר לרשומה עליה עובדים במסך ה"אב" (שהוא למעשה מסך הכותרת). לדוגמא כשנמצאים במסך "אב" חשבוניות לקוח, ועובדים על חשבונית מסוימת, יוצגו בשורות של מסך ה"בן" פירוטי החיוב של החשבונית. לעתים יש חשיבות למידע נוסף לגבי כל אחת מהחשבוניות, שמוצגות במסך ה"אב", וגם אותו ניתן למצוא/לעדכן במסכי ה"בן". לדוגמא: מסמכים המקושרים כנספחים לחשבונית, רשימת תעודות משלוח שהחשבונית הופקה בגינן, רשימת קבלות עם תשלומים חלקיים שהתקבלו כנגד החשבונית ועוד.

הקלדת נתונים למערכת – בעולם של תוכנות הנהלת חשבונות המופעלות "מהענן" התפתחה מגמה של קליטת נתונים שדורשת הפעלה של העכבר תוך כדי הקלדה לפעולות רבות שמשתמשים שהורגלו לעבוד בעולם השרתים "המקומיים" יתקשו להתרגל אליהן. כך למשל, יש לפתוח רשימת בחירה בשדה מסויים על ידי הקלקה עם העכבר על הריבוע עם משולש שחור בתוכו הממוקם בצד השדה. לשם כך צריך המשתמש להעביר את ידו מהמקלדת לעכבר ולהחזירה למקלדת לצורך הקלדת הנתונים הנילווים. פעולה זו מחליפה את המקש הפונקציונאלי לו הורגל המשתמש לביצוע פעולה דומה לפני המעבר "לענן". העדר מקשים פונקציונאליים בתוכנה יכול להוות גורם בעל משקל רב לירידה בתפוקה של משתמשי קצה שתפקידם כולל הזנה משמעותית של נתונים למערכת.

יצרני תוכנות הנהלת חשבונות בודדים השקיעו מאמץ גדול כדי לשמר את יכולות המקשים הפונקציונאליים גם לאחר המעבר לארכיטקטורת הפעלה וובית שמאפשרת עבודה "בענן".

"הפעלות קיצורי דרך" – להלן תיאור של הפעלת קיצור דרך טיפוסית, אם למשל אנו נמצאים במסך שבו מוצגות חשבוניות הלקוחות יש אוסף של פעולות  אפשריות, אותן אנו עשויים לבקש לבצע לגבי חשבונית מסויימת. פעולות אלה יכולות להיות: סגירת החשבונית, ביטול חשבונית, מחיקה של חשבונית זמנית, הפקת העתק של חשבונית מקור ועוד הפעלות רבות אחרות. דרך אחת, לביצוע הנ"ל, היא לאפשר את ביצוע הפעולה מתוך התפריט בתוכנת הנהלת החשבונות כאשר במהלך ההפעלה יש לרשום את מספר החשבונית לגביה רוצים לבצע את הפעולה. דרך אחרת, היא הפעלה של "קיצור דרך" ממסך החשבוניות, מה שמאפשר לבצע את הפעולה ישירות על החשבונית "עליה נמצאים" בעת ההפעלה, תוך שנחסכת היציאה לתפריט וההזנה של מספר החשבונית בעת ההפעלה.

כותבת המאמר: קרן שרר טיבר, מנהלת פיתוח עסקי חו"ל בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.

אשבל מתמחה בפיתוח, שיווק ויישום של מערכות Priority ו-ZOOM, תוכנות אינטגרטיביות לניהול ארגוני כולל WMS/ERP/CRM של גופים תעשייתיים, מסחריים וציבוריים בארץ ובעולם.