בימים של משבר בהם לקוחות רבים של חברות נקלעים לקשיים כלכליים, על בעלי החברות לדעת כיצד לבצע תהליך גבייה נכון על מנת להבטיח לחברתם תזרים מזומנים חיובי. במאמר זה נסקור בשלושה חלקים את תהליכי הגבייה הנכונה והמקצועית החל מהתקשרות עם לקוח חדש וכלה בגביית התשלום מלקוח בעייתי. בחלק א של המאמר סקרנו את שלבי ההתקשרות וההסכמים מול לקוח. בחלק זה נשכיל להבין כיצד מבצעים את תהליך הגבייה בפועל.

(לקריאת חלק א של המאמר)

כאשר מגיע השלב בו אתם אמורים להוציא חשבונית, חכו עוד רגע, בידקו מהי המחוייבויות שלכם כלפי הלקוח, האם מלאתם אותן? האם יש מסמך כלשהו שיש לצרף לחשבונית? האם הלקוח צריך לחתום על משהו לפני הוצאת החשבונית (כמו מסמך קבלה לדוגמא)? רק אחרי ווידוא כי הכל תקין הוציאו חשבונית בתאום עם הלקוח. וודאו כי אתם מוציאים את החשבונית כמפורט בהסכם והוציאו את החשבונית מוקדם ככל האפשר (אין סיבה להמתין לסוף חודש אף אם התשלום הינו בשוטף +). זה ייתן לכם זמן לוודא כי התהליך תקין עוד במהלך החודש השוטף. במידה וסיכמתם עם הלקוח שמניין הימים לתשלום מתחיל עם קבלת החשבונית על ידו ולא עפ"י תאריך החשבונית, שילחו את החשבונית בדואר רשום. בכל מקרה, מומלץ ללוות את משלוח החשבונית בדואר, במשלוח חשבונית סרוקה באי מייל או בפקס. וודאו טלפונית קבלה של החשבונית שנשלחה בדואר וגם את זו שנשלחה בפקס או באי-מייל. עדיף לקבל אישור בכתב על קבלת החשבונית במידת האפשר. במידה והלקוח חדש, בררו מה תהליך אישור החשבונית לתשלום אצל הלקוח. אצל לקוח קטן כנראה שתהיה התערבות של גורם מאשר אחד או שניים. אצל לקוח גדול החשבונית תעבור לעיתים הרבה ידיים לפני שיופק צ'ק או הוראה להעברה בנקאית. כתבו את התהליך ותייקו אותו בתיק הלקוח על מנת שתוכלו לחזור על תהליך הגביה בפעם הבאה. כמו כן, תעוד התהליך יאפשר לכל אחד לבצע את תהליך הגביה. תפקידכם מעתה ועד לתשלום החשבונית הינו לעקוב אחר שרשרת האישורים ולדעת באיזה שלב החשבונית נמצאת או אם נפלה איזו שהיא תקלה בתהליך והחשבונית נתקעה. זכרו, כי בעיקר מול חברות גדולות, תפקידכם לרתום את האנשים להוציא את החשבונית שלכם מתחתית ערימת הניירות ולקדם אותה למאשר הבא. רצוי לבנות מערכת יחסים אישית עם המאשרים. זה יעזור מאד בחברות קטנות בהן לא פעם מנהלת החשבונות הינה קרובת משפחה של הבעלים, אולם זה עוזר גם בחברות גדולות. הדבר החשוב ביותר הוא להראות מעורבות בתהליך הגבייה. חברות רבות משאירות את השיקים של הספקים במגרה. "אם הספק לא מבקש את השיק מדוע שאשלח לו?" גם אתם כבעלי עסקים דוחים לעיתים תשלומים למי שלא מבקש אותם, אבל מהנודניקים אתם ממהרים להיפטר.

התשלום יתבצע לרוב בצ'ק או בהעברה בנקאית. במידה והתשלום מתבצע בצ'ק, עשו מאמץ לקבל את הצ'ק מוקדם ככל הניתן. כאשר הצ'ק אצלכם, ניתן לנכות אותו בבנק, לתת אותו כבטחון (לעיתים גם אם הוא למוטב בלבד) וכיוצא בכך. אם התשלום מתבצע בהעברה בנקאית, וודאו טלפונית יומיים שלושה לפני ההעברה כי אכן היא מתוכננת להתבצע.  עם לקוחות קטנים רצוי לעבוד עם צ'קים בשל חוסר הוודאות לגבי ביצוע ההעברה הבנקאית. רצוי צ'ק של החברה או בעלי החברה ולא צ'ק מוסב (למרות שבענפים מסויימים אין ברירה). כלל חשוב הוא כלל הרציפות - אם לקוח שילם בזמן זה מצוין, אולם זה לא אומר שבפעם הבאה ישלם בזמן. יש צורך לחזור על אותו התהליך כל פעם מחדש כאילו זו הפעם הראשונה. בחלק הבא והאחרון בסדרה נתאר את שלבי הגבייה מלקוחות בעיתים שאינם משלמים בזמן.