השיטה הנהוגה כיום בעסקים רבים להוצאת חשבוניות, היא הוצאת חשבוניות ידניות מפנקס חשבוניות, אך אין בכך צורך יותר כיוון שקיימת תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט שבאמצעותה ניתן להוציא חשבוניות ללא עלות, ולייעל את פעילותו החשבונאית של העסק בעזרת פונקציות שונות הקיימות בה.

מהי חשבונית?

חשבונית מס היא הדרך לתעד עסקאות שבוצעו בין מוכר או ספק שירות לבין לקוח. בזכות החשבונית יכול בעל העסק להראות לרשויות המס שבוצעה עסקה, ואחת לשנה לרכז את כל העתקי החשבוניות ולשלוח אותן לרשויות המס. החשבונית כוללת מספר פרטים -  פרטיו של בית העסק, פרטי הלקוח, סוג העסקה ומהותה, והסכום כולל ולא כולל המע"מ.

מהן היתרונות של תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט?

· תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט מאפשרת להפיק חשבוניות ללא עלות כיוון שהחשבוניות נשלחות באמצעות המייל. משלוח חשבוניות דרך המייל חוסך לבעל העסק את עלות המעטפות והבולים, וכן את הזמן המתבזבז על ההגעה לתיבת הדואר כדי לשלוח את החשבוניות, וההגעה לחנות לציוד משרדי כדי לקנות את פנקסי החשבוניות.

· תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט מוציאה חשבוניות ממוחשבות ויפות לעין, בעלות מראה מתקדם לעומת המראה המיושן של החשבוניות הממולאות ידנית, כך שהעסק נראה יותר אטרקטיבי בעיני לקוחותיו.

· במידה ובעל העסק הוא עוסק מורשה או פטור כמו רופא או עורך דין, הוא אינו נזקק לשירותי רואה חשבון היות ותוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט היא אשר מבצעת את העבודה שרואה החשבון נוהג לבצע וביעילות גבוהה יותר.

· תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט הינה ידידותית ולא צריך להיות מבין גדול במחשבים כדי לתפעל אותה. כמו כן השימוש בתוכנה אינו דורש ידע מוקדם בהנהלת חשבונות, היות והתוכנה מבצעת את כל עבודת החשבונאות הנדרשת, וכל מה שצריך בעל העסק לעשות הוא רק להזין את הנתונים.

· התוכנה משפרת את השירות ללקוח היות והוא מקבל את החשבוניות מידית דרך המייל ואינו צריך להמתין עד שהן תגענה בדואר.

· בזכות התוכנה אין צורך לשמור את החשבוניות בתוך קלסרים ובאופן מסורבל, וכמו כן שליפת חשבוניות מהמחשב מתבצעת באופן מידי, כאשר כל מה שצריך לעשות הוא רק להזין את שם הלקוח, וזאת בניגוד לשליפת חשבוניות מתוך קלסרים שעלולה לקחת זמן שאינו מחויב המציאות.

המאמר נכתב ביוזמת חברת Dreamview המציעה שירותי אתר אינטרנט עסקי ו חנות מסחר אלקטרוני