השכרה של מקרנים והפחתה בעלויות ארגון כמעט כל יום עיון או לחילופין כנס מקצועי נמדד בסיכומו של דבר בעלויות בהשוואה לתועלת, או התפוקה בהשוואה לתשומות שהושקעו בכנס. כיון שכך, מחשבים המארגנים כמעט כל חלק ציוד וכול שירות שניתן בהקשר ליום כחלק ממנו. השכרת מקרנים, כתוצאה מזה, תחושב כחלק מהעלות מטעם יום העיון או לחילופין הכנס המקצועי. מקרנים בשכירות או רכישת מקרנים? המענה לשאלה הזאת היא באמת פונקציה של ההשתמשות בציוד הנ"ל והתועלת האמיתית בקניה של מקרן 1 או לחילופין אפילו יותר אל מול אפשרות לעשות שימוש בציוד באורח חד פעמי. במקרה ש הכמות של הכנסים המקצועיים שמקיים תחום עסק או לחילופין גוף כלשהו היא מצומצמת, ברור כי השכרה של מקרנים הנו הפיתרון האידיאלי. רכוש שאיננו בשימוש נוטה להיאבד או שמא להתקלקל. ברוב המקרים אחסנת הציוד היא לא בתנאים האידיאליים עבורו, ואם הוא אינו נמצא בשימוש באופן מתמיד מירב הסיכויים שיתקלקל. יתרה מזאת, מכשירים וציוד שכזה דורש הפעלה ע"י בן אדם מיומן, מה שלא תמיד קורה. חברות המציעות מקרנים להשכרה, מספקות גם כן שירות למקרנים הללו, כולל התקנה בטרם תחילת הכנס או יום העיון וניתוק המכשיר אחרי השימוש בו. בצורה כזו נחסך כאב הראש הכרוך בשמירה אודות הציוד, עד לפעם הבאה. השכרה כחלק מההוצאות מלבד זאת לכל האמור פה, ההוצאה בעבור השכרת מקרנים נחשבת כחלק מההוצאות הכלליות בשביל המאורע, מה שמאפשר למארגנים לעמוד על העלות הריאלית של יום הכיף ועל גבי ההוצאה הכוללת שלו. ככה שבכל סיטואציה, השכרה עדיפה כל הזמן על גבי קנייה, אלא אם כן עיסוקו הראשי של הארגון זה ימי עיון, שאז המקרן זה למעשה בבחינת כלי עבודה ואין זה כלי עזר למארגנים. כל מי שרוכש מקרנים בדרך כלל הם ככל הנראה גופים ענקיים שבהם ימי העיון יכולים להיות מרובים ותכופים, מרכזי כנסים, גופים אקדמיים וכל גוף שונה שעיסוקו המרכזי הינו העברת ידע. חברות הייטק בינוניות או אולי קטנות מאוד יירצו רוב הזמן את האפשרות של מקרנים להשכרה על פני קנייה שלהם. מקרנים ומסכים פשוט על פי רוב להשכיר לחוד מקרנים ומסכים, אולם הדבר הטוב ביותר זה להשכיר את מרבית החבילה ביחד. מסך שאיננו מתאים מסוגל לפגום באיכות החומר המועבר. השכרת מקרנים ומסכים מחברה טובה ואמינה, מאפשרת הרגשת יוקרה עקב המראה היפה של המסך ובנוסף לכל התמונות המיוחדות המוקרנות על גביו ברורות, חדות ויוצרות אחר האפקט המתאים.