הפקות אירועים בתקופה האחרונה, הפכו לאחת מההוצאות הכבדות ביותר עלהמשפחה. בחירת צלם האירועים, אולם האירועים או גן האירועים, לאחר מכן בחירתספקית קייטרינג מתאימה, בקיצור, אין גבול להוצאות. יחד עם זאת, הפקות אירועים באופן שיטתי ויסודי, תוך בחינת כלל האפשרויות העומדות בפנינו, עשויותלהוות איום קטן יותר כלכלית, אילו רק נבסס את דרישותינו לפני הכניסה לתהליךתכנון האירוע, ונשקול היטב את צעדינו בבחירת הספקים השונים.

במאמרשלפניכם, נבחן כיצד ניתן לבצע הפקות אירועים בתקציב ידוע מראש ומינימאלי,ומה הם הצעדים בהם עלינו לנקוט בכדי להוזיל, ובאופן משמעותי, את עלויותיושל האירוע אותו אנו מתכננים, כך שבאמת, יתאים לכיסנו, וליכולותינו הכספיות,ובמקביל, יספק אירוע מיוחד, איכותי ומתקבל.

אם יש נושא אחד בו כמעט כל מי שמבצע הפקות אירועים מאבד כיוון, הואהנושא של בחינת כמות המוזמנים לאירוע. כמות המוזמנים, שווה למספר המנותהמוזמנות, ובמידה ובסופו של דבר יתברר כי כמות האורחים אשר הגיעה לאירוענמוכה מזו לה ציפינו, הרי שכספנו מבוזבז ללא כל סיבה, ובעל האולם או גםהאירועים יהיה המרוויח היחידי. הפקות אירועים מושכלות, מתבססות תחילה עלבחינה מדוקדקת של כמות המוזמנים לאירוע.

כיום, ניתן בקלות רבהלנהל רשימת תפוצה מדוורת באמצעות דואר אלקטרוני, ואת רשימת המוזמנים לנהלבאמצעות המחשב. בכדי לבצע הפקות אירועים מושכלות, בצעו תחילה רשימה ממוחשבתעל גבי קובץ אקסל או וורד של המוזמנים, מנו אותם היטב, ולאחר מכן בצעודיוור של ההזמנה אל כל המוזמנים, ודרשו מהם להשיב להודעהעם אישור הגגעה, אולחילופין, הודעה על אי הגעתם. באופן זה, ניתן יהיה לקבל מידע מדויק ככלהאפשר אודות כמות המוזמנים הצפוייה לכם, ומדוע לא לנצל את המדיה הממוחשבת.

בכדי להשלים את התהליך ולנהל הפקות אירועים באופן הטוב והנבון ביותר, סכמו את מספר המוזמנים אשר השיבו בחיוב להזמנתכםאל האירוע, והורידו מסכום זה כעשרים אחוזים.מדובר על עשרים אחוזים פחותמהמאשרים, אשר אינם נכללים בכמות המנות הרזרבי אותו הזמנתם. קחו בחשבון, כימזג האוויר, חולי, או כל סיבה אחרת, עשויים לגרום בקלות לאי הגעתם שלמוזמנים אשר מלכתחילה, אישור את הגעתם.

הסטנדרט המוצע כיום בקרב הספקים לאירועים הוא גבוה מאוד. למעשה, על מנתלעמוד בתחרות הקשה, מרבית הספקים, אולמות האירועים, צלמי האירועים ואףספקיות הקייטרינג, מספקים פחות או יותר את אותה רמה, זאת כמובן כאשר איננומכלילים את אולמות האירועים היוקרתיים, ואת ספקיות הקייטרינג המאפשרותתפריטי גורמה. מסיבה זו, הפקות אירועים מושכלות, יהיו כאלו אשר במהלכםתבוצע השוואה כוללת בין הספקים השונים, ויתקבלו במהלכן הצעות מחיר לפחותמחמישה ספקים שונים בכל תחום, הצילום, הקייטרינג, אולמות האירועים ועוד.
השוואת מחירים הספקים השונים בעת הפקות אירועים כגון בר מצווה, ברית או בריתה וכמובן חתונה, בשילוב עם ווידוא מספרהמוזמנים המגיעים תוך גריעת אחוז המוזמנים אשר עשויים לא להגיע, ובחירתכמות המנות הרזרביות המתאימה, תבטיח הוזלה משמעותית בעלויות האירוע, ותובילבמקרה הפחות טוב לכיסוי האירוע באמצעות המתנות, או במקרה הטוב כמובן, אףלרווח.