ארגונים רבים, חיכו בכיליון עיניים לתוכנה חכמה אשר תעזור להם לנהל פרויקטים זמניים, אשר מהווים עקב אכילס בניהול שוטף של עסקים או ארגונים. צורך זה, הוביל להולדה של תוכנה חכמה אשר עוזרת ליעל את ניהול פרויקטים מסוג זה. עוד פרטים בכתבה הבאה.

תהליכים רבים בארגונים או עסקים, כמו למשל, ניהול מידע, אוניהול משימות לוגיסטיקה, נעשים ביעילות רבה, זאת משום, שאדם מסוים הקדיש את הזמן והמאמץ לתעל ולייעל את התהליך על מנת שיזרום ללא תקלות או הפרעות.

מסתבר שגם הניהול הכי טוב לוקה בחסר, כאשר מדובר בניהול פרויקטים מזדמנים, שאלות חשובות כמו: משאבים, זמן וכסף לפרויקט נשארות ללא מענות ומשמשות כמכשול לניהול טוב ורצוף של הפרויקט.

על מנת להבטיח ניהול יעיל של המשימות ולזמן ארוך, הבטחת שימוש נכון במשאבי אנוש, ניהול עובדים וכוח אדם, מומלץ להשתמש בתוכנה טובה לניהול פרויקטים, שיודעת לחשב את המשתנים השונים בצורה יעילה.

ניהול פרויקטים זמניים – תוכנת המדף

יש להבין שמשימות מזדמנות שונות במהותן בארגון. כל מטלה או משימה שונה מקודמתה ומהדרישות שהעסק או הארגון צריך לספק.

ישנה התאמה של תוכנת מדף לתהליכים מובנים וקיימים בחברה, אבל היא לא תמיד יכולה לענות על הצורך שבטיפול במשימות מזדמנות. לעסקים גדולים, קיים פתרון מופתי באמצעות תוכנה בשם "פרוג'קט". תוכנה זאת מעולה, אבל לא עונה על צרכיהם של עסקים קטנים שאין להם מימון מתאים לרכוש אותה, או לדאוג לאדם שישמש כמטמיע מערכות.

הפתרון נמצא בתוכנה לניהול משימות בתפירה אישית, המסוגלת לענות באופן אינטואיטיבי למדי על צרכי הארגון – מרמת העובד הזוטר ועד למנהל הפרויקט ולמנכ"ל. האם יש חיה כזו? יש ויש.

ניהול מידע באמצעות תוכנה שיודעת הכל

יש לקחת בחשבון את מרכיבי התכנון והבקרה כשני גורמים עיקריים בתוכנה טובה לניהול מידע.

ניהול משימות ברמה אישית, הגדרת תפקידים, קישור בין חברי הצוות והעובדים בכלל, האצלת סמכויות ועוד. כל אלה ואחרים הם היכולות של תוכנה התפורה על פי מידה, ומותאמת אישית לפרויקט המבוקש

דחיפת מטלות קדימה, תכנון שלבי התקדמות המשימה, הדגשת בעיות לפתרון. כל אלה נמצאים בתוכנה טובה לניהול פרויקטים.

תוכנה לניהול פרויקטים, מעבר ליכולת לסדר והתבוננות בפרויקט, מכניסה את כל הגורמים המעורבים לדריכות וערנות בכל הנוגע לעבודה על הפרויקט המבוקש. וזאת משום שכל תהליך מבוקר באמצעות התוכנה: עמידה ביעדים, אצל מי מתעכבת העבודה וכדומה.

מה צריך לדעת בנוגע ל- ניהול ידע?

אחד המאפיינים המוצלחים יותר של תוכנה לניהול פרויקטים, הוא היכולת לדעת מה קורה בכל שלב בפרויקט ומהן המשימות הנותרות. כך לדוגמא, עובד זוטר יבדוק במערכת מהן המשימות שלו לאותו יום, מנהל הביניים יעקוב אחר קצב התקדמות העובדים בעוד מנהלי הפרויקט כגון מנכ"ל או יושב ראש יוכלו להתבונן בתמונה הכוללת ולהתמקד במשימות.

לסיכומו של דבר נאמר, כי תוכנה טובה לניהול פרויקטים היא נכס עסקי לכל דבר. תוכנות המאפשרות את מגוון התכונות שציינו בכתבה, אינם קלים למציאה. אבל מי שקורא את השורות הללו, כבר עשה חצי דרך לקראת מציאת אחת כזו...