רשת בתי הקפה "ארומה" בחרה בפתרון הענן Office 365 של מיקרוסופט לשדרוג מערך ניהול המשתמשים והדוא"ל בחברה. במסגרת הפרויקט  שבוצע על ידי חברת אפריקוט טכנולוגיות בע"מ, הוחלפו שרתי הדוא"ל בפתרון מבוסס ענן, המאפשר גישה מכל מקום לצוות ההנהלה ומערך הבקרה והתפעול בארץ ובעולם, אבטחה מוגברת ושטח אחסון של  25GB לכל משתמש.

רשת ארומה מורכבת מעשרות סניפים ונקודות מכירה בארץ ובעולם ומעסיקה אלפי עובדים. עד כה תשתית המיילים בארומה הייתה מבוססת על שרת Exchange 2003. בשל מספר הסניפים שהולך וגדל, וכן הרחבת צוות הניהול והבקרה, אשר עבודתם מתאפיינת בניידות רבה, נוצר צורך ארגוני לשדרוג תשתית תקשורת המיילים שתאפשר קיבולת גבוהה יותר וגישה מכל מקום ללא מגבלה וללא צורך בתחזוקה שוטפת ופתרון תקלות על ידי מנהל ה- IT.

לאחר התלבטות בין מספר פתרונות נבחר Office 365 כפיתרון האופטימאלי שנותן מענה לכל הצרכים-  שימוש בכלים המוכרים לעובדים, מתן הטבה בשדרוג לגרסת Professional Office 2010, גישה לתיבת המייל מכל מקום ומכל מכשיר  על ידי מנהלי החנויות והסוכנים בארץ ובעולם ללא מגבלה, סנכרון יומנים בין העובדים להנהלה והמזכירות לקביעת פגישות וניצול הזמן באופן יעיל יותר, אבטחה מוגברת על המידע ברמת אבטחה של מיקרוסופט (ללא צורך ברכישת פתרונות אבטחה, סינון ואנטי ספאם), שטח אחסון גדול של  25GB לכל תיבת מייל  ולבסוף, תחזוקה מלאה ופיתרון תקלות על ידי צוות התמיכה של מיקרוסופט בישראל, כך שעבודתו של מנהל ה- IT מופנית לאתגרים הטכנולוגיים האחרים שעמם מתמודדת החברה. תוך שבוע בלבד הוחלפה התשתית וכל תיבות המייל עברו לתשתית ענן מבוססת Office 365.

לדברי שמעון רוזנפלד, מנהל תחום טכנולוגיות בארומה: "תשתית הדואר האלקטרוני בארומה הייתה מבוססת על Exchange 2003 ודרשה תחזוקה שוטפת ופיתרון תקלות של עשרות משתמשים שנבעה ממגבלה של רוחב פס וגישה מרחוק. עמדו בפני מספר חלופות אך לבסוף פיתרון הענן של מיקרוסופט  Office 365 היחיד שעונה על כלל הצרכים ומאפשר לי כמנהל IT להתפנות למשימות טכנולוגיות אחרות לטובת הארגון".

"הצורך של ארומה לשדרוג תשתית הדוא"ל הוביל לשינוי ואימוץ במודל ענן", אומר שחר לסרי, סמנכ"ל טכנולוגיות באפריקוט, "בארומה, כמו במספר הולך וגדל של ארגונים, מבינים את היתרונות הגלומים במעבר לשירות הענן של מיקרוסופט Office 365 - תחזוקת שרתים ע"י ספקית השירות, מודל תמחור חודשי לפי מספר משתמשים, גישה מכל מקום, אבטחה מוגברת, שימוש בכלים ויישומים המוכרים לעובדים ואף חיסכון ברכישת שרתים ושטח משרד. בנוסף, יש לציין כי שדרוג שרתים בעסקים מתבצע אחת ל- 4 שנים בממוצע כאשר עם המעבר לענן אין צורך בהשקעה בתחזוקה, שדרוגים וכדומה. המעבר לענן פשוט וקל ומתבצע תוך מספר ימים בודדים מבלי להפריע להתנהלות השוטפת העסק".

חברת אפריקוט הינה חברת בוטיק לאספקת פתרונות מחשוב מגוונים, והיא הראשונה בשוק הישראלי שהוסמכה ברמה הגבוהה ביותר (Cloud Accelerate) לאספקת שירותי ענן של מיקרוסופט Office 365.

"השימוש בתוכנות עסקיות דרך האינטרנט צובר תאוצה בשנה האחרונה ובישראל כבר נרשמו עסקים רבים, דוגמת ארומה, לשירותים מסוג זה שעלותם דולרים בודדים לחודש לכל משתמש (החל מ- 5$), אומרת שני ענבר-קריטי, מנהלת שיווק למגזר העסקים הקטנים והבינוניים, מיקרוסופט ישראל, "Office 365 הותאמה גם לעסקים הקטנים ביותר והתשלום מתבצע בהתאם להיקף השימוש (כמו צריכת חשמל, גז ומים) וניתן להגדיל או להקטין את השימוש בכל עת (למשל בחגים). כמו בארומה, מגמת הניידות צוברת תאוצה בכל העולם ובעסקים רבים יותר מחצי מהעובדים נמצאים במהלך יום העבודה מחוץ למשרד. מגמה זו מאפשרת לעסקים להקטין שטחי משרד ולחסוך בהוצאות. שירותי הענן מאפשרים גישה לכל מסמכי העסק המאוחסנים בענן – מכל מקום ומכל מכשיר נייד בעל חיבור לאינטרנט".  

בנוסף לשירות דואר אלקטרוני בענן, כוללת חבילת Office 365 שירות פורטל ארגוני בענן (SharePoint) ושירות תקשורת בענן (Lync) שמאפשר הוזלה משמעותית בעלויות התקשורת של העסק וכולל: שיחות טלפון דרך המחשב (VoIP), שיחות ועידה, ווידיאו קונפרנס, מסרים מהירים, סטטוס נוכחות ועוד.