כתבו מה אתם רוצים "להוציא" מהאירוע

הפקת ערב גיבוש זאת עבודה אז קודם כל שיהיה בהצלחה. אין ספק כי כל הפקת אירוע מתחיל בצעד קטן והצעד הזה צריך להיות בכתיבת המטרות המרכזיות מבחינתכם של ערב גיבוש. למרות שבראש יש לכם איזה שהוא כיוון לגבי אופי האירוע וסגנון הפעילות עדין קחו לכם חצי שעה ותחשבו עם עצמכם. תשאלו מה הציפיות של הצוות מהאירוע ותכתבו, לאחר מכן תשאלו את עצמכם מה אתם רוצים שהצוות יפיק מהאירוע ומה יהיה הרווח שלכם.

מה ישמור על עובדים מצטיינים שלא יעזבו ?

בנק ישראל חקר ומצא כי קרוב ל- 44 אחוזים מהעובדים עוזבים את מקום עבודתם בתום שנתיים של עבודה למרות החוזה האישי והתנאים הטובים שהם מקבלים. בין הסיבות שנמצאו תגמול כספי, אתגר מקצועי שלדעתם קיימים במקומות אחרים ואני מוסיף שגם אווירה משפחתית עם תחושת לכידות וסיפוק חברתי יכולים להשאיר עובדים/ות במקום עבודתם.

מדוע צריך להפיק ערב גיבוש

ישנם מספר סיבות שבגינם צריך להפיק ערב גיבוש. הראשונה כאשר הצוות נמצא במתח גבוה. אחת מהדרכים להוריד את המתח הוא דרך פעילות משחררת ומגבשת. סיבה נוספת היא כאשר לצוות יש צורך להכיר יותר האחד את השני והדרך היא לצאת "להתערבב" ביחד. סיבה שלישית היא שהתרבות הארגונית מעודדת אחת לרבעון פעילות גיבוש לצוות. סיבה רביעית היא כאשר ראש הצוות מתחלף וערב גיבוש שצריך להתקיים חודשים ספורים אחרי שראש הצוות החדש מגיע. אם נסכם את הדברים נמצא כי לחץ ושחיקה, רצון בהכרות, עידוד הארגון לחגוג ולבלות, ושינויים במצבת של הצוותים הם בין הסיבות העיקריות שבגללם צריך לערוך הפקת ערב גיבוש.

לקחת עצה מהגדולים באמת

בן בלומנפלד הגיע להיות המעצב הראשי של פיסבוק. הוא נותן כמה עצות ליזמים מתחילים. הוא טוען כי כול יזם יכול להגדיל את "הכוח שלו" במידה והוא יתחבר לאנשים נוספים. משמע אם אתם אלה שיוזמים את ערב הגיבוש שאלו אנשים וותיקים מהארגון והתייעצו איתם לגבי האירוע. בקשו לקבל עצות ותובנות.

הפקת ערב גיבוש בפועל

ישנם שבעה גורמים שאם אתם פותרים אותם יש לכם ערב גיבוש כדת וכדין. הגדרת מטרה מרכזית למפגש, סגירת תקציב, קביעת תאריך מציאת מקום, יצירת אווירה, הכנת הכיבוד או תפריט, בחירת פעילות מתאימה.

הגדרת מטרות מרכזיות

אם עדין לא עשיתם זאת ההזדמנות לקחת דף ועט ולרשום את המטרות המרכזיות של ערב הגיבוש. לאחר מכן אפינו את העובדים לפי וותק, גיל, מגזר, פעילות שנעשה בעבר.

סגירת תקציב

אם אתם חדשים בדקו מול מנהל/ת משאבי אנוש והרווחה מה התקציב שתקבלו לכל עובד/ת. שאלו כיצד התשלום יגיע לספקים, איזה מסמכים אתם צריכים להביא, והאם יש צורך בעשיית מכרז.

קביעת תאריך

פתחו לוח שנה עברי. בחרו שניים עד שלושה תאריכים שיכולים להתאים לצוות וגם לאומן האורח. קבעו יום שבו הפעילות בעבודה יחסית יותר "שקטה". אם יש לכם עובדים מחו"ל פתחו גם יומן לועזי. המטרה שלא תקבעו תאריך שנופל על צום או יום זיכרון.

מציאת מקום

1.מקומות בילוי - באולינג, סנוקר, פיינטבול, קארטיניג, מועדון ריקודים.

2.בית פרטי / סלון / גינה / חצר - חיסכון בעלות של שכירת מקום.

3.נעמת / ויצ"ו / מתנ"ס - מקומות שניתן להשכיר חדר בעלות נמוכה.

4.אולם ישיבות במשרד - חסכת את ההסברים לגבי ההגעה.

5.אולם אירועים / אולם כנסים - מקומות יוקרתיים שניתן לשלב תפריט לאכול.

6.חדר פרטי במסעדה -  החיסרון השולחן שתקוע באמצע כך שלא ניתן לבצע כל פעילות

7.פארק ציבורי / גינה ציבורית - מתאים לחודש האביב והקיץ. לבקש לבוא עם נעלים.

8.לופט / ווילה - שכירות מקום יוקרתי ברמה גבוה הכולל מערכת שמע, ג'קוזי ועוד

9.אוהל בדואי / שייט ביאכטה - בהתאם למיקום העבודה ולעונות החורף.

10.טיסה בכדור פורח - עד עשרה אנשים יכול להיות מאוד מגבש...

יצירת אווירה במקום שבחרתם

א.נסו להשיב את הצוות בחצי עיגול (חצי גורן).

ב.אור מעומעם יוצר תחושה נעימה ואישית, אור חזק יוצר אנרגיה ומפריע לישון.

ג.קשטו את המקום בכמה בלונים כדי לתת אווירה פתוחה ומשוחררת.

ד.ביום האירוע הביאו משהו מתוק לכל עובד/ת.

ה.במסעדה/ אולם אירועים דאגו שהשולחנות יהיו קרובים ככל הניתן.

ו. שחקו את משחק הכיסאות בשביל "לערבב" את העובדים יחד.

הכנת כיבוד

1.בדקו האם יש עובדים/ות שאוכלים גלאט כושר / כשר.

2.בדקו האם יש עובדים שרגישים לחלב, טבעונים/יות, צמחונים/יות.

3.החליטו עם העובדים על ארוחה חלבית או בשרית.

4."על האש" - דאגו לכשלוש מאות גרם בשר לכל עובד/ת.

5."על האש" - נסו להפשיר את הבשר מספר שעות לפני הכנסתו לצלייה.

6.ניתן להזמין בופה שאלה הם מנות פתיחה טעימות ומוזלות.

7.הכינו רשימה לפי מנה עיקרית, אמצעית, ראשונה.

בחירת פעילות מתאימה

בהתאם למטרות, לסגנון העובדים/ות והפעלת רגישות ניתן לבחור את הפעילות המתאימה.

1.משחקי ילדות - משחקי השכונה שכל אחד/ת נתקל/ה בהם במהלך החיים.

2.יוגה צחוק - פעילות משחררת מלחץ ושחיקה ואפילו מורידה קלוריות.

3.אימפרוביזציה - להוציא את המסכות דרך משחקי פנטומימה, אסוציאציה, ג'יבריש ועוד.

4.גרפולוגיה - זוגיות, סקס, חתימות, ברכות, שרבוטים, ציורים..

5.שפת גוף - תדמית, רושם ראשוני, שפת גוף של גברים ונשים, אומנות הפיתוי.

6.תקשורת בין אישית - משחקים לעידוד התקשרות., משחקי זוגות, תחרויות בין קבוצות.

7.שלושת המימדים - מתוך שש ההפעלות אתם מוזמנים לבחור בשלושה שיוצגו בערב צוות

צריכים עוד עצות ? הקישו על המילה "הפקת ערב גיבוש