אין כיום כמעט מישהו שלא שמע את המושג "מערכת ענן" או "מיחשוב ענן" על כל הויריאציות השונות שלו. מערכת ענן הפכה בשנים האחרונות לשם דבר, למושג, ורוב הארגונים השכילו לעבור ולעבוד בשיטה הזאת. ניתן לומר כי מעטות החברות שנשארו בעולם ה "Dos" או עם מערכות המותקנות מקומית. כדי שנבין למה מיחשוב ענן כל כך אטרקטיבי, נבין ראשית את ההבדלים בין מערכת המותקנת מקומית לבין מחשוב ענן.

מחשוב ענן – שם כולל לכל מערכת מידע המותקנת באינטרנט ומופעלת מרחוק, הכוונה היא שאותה מערכת מידע – לדוגמא מערכת CRM – מותקנת ישירות על יחידת המחשב של המשתמש. למערכת יש url וממנו מבצעים את ההתחברות.

מערכת מותקנת מקומית – סוג של התקנה למערכת מידע המותקנת ישירות על אותה יחידת מחשב בלבד.

כעת לאחר שהבנו את ההבדלים בין שני סוגי התקנות נבין מדוע התקנה של מערכת ענן תפסה תאוצה כה רבה בשנים האחרונות:

1. רכישת רישיונות: רישיון = כסף. זה נכון שגם במערכת ענן יש צורך ברכישת רשיון לכל משתמש, אבל לעיתים אין צורך במחלקה מסוימת שלכל העובדים יהיה רשיון למערכת המידע. לעיתים שני עובדים יכולים לעבוד (לא במקביל) על אותו הרשיון (אם זה מתאים לצרכי המערכת כמובן), דבר שכמעט בלתי אפשרי לעשות במידה והמערכת מותקנת מקומית.

2. ניהול ותחזוקת המערכת: אחד היתרונות הגדולים במערכת ענן. מכיון שהשליטה על המערכת היא מרחוק, אין צורך לארגון להחזיק איש סיסטם לתפעול המערכת וניהולה. במידה ועולה תקלה באחד המודולים או אצל אחד המשתמשים, ניתן ליצור קשר עם המוקד המספק לכם את התמיכה ובאמצעות שליטה מרחוק הם פותרים את התקלות. במידה והמערכת מותקנת מקומית, על הארגון להחזיק איש סיסטם באופן קבוע.

3. גישה מכל מקום: מאחר והמערכת מותקנת באינטרנט, יש יתרון גדול לכך שהמשתמש יכול להתחבר מכל מקום. במידה והמערכת תותקן מקומית, המשתמש יוכל להתחבר אליה רק מאותו המחשב עליה היא הותקנה.

4. שליטה בצריכת המשאבים: רוב הארגונים מכירים את הנושא של פיקים בעבודה, עיתות של לחץ שיש צורך בהעסקתם של יותר עובדים ממה שהיה להם קודם. בעיתות כאלה יש צורך במשאבים גדולים יותר והמשמעות היא הוצאת כספים נוספים. הבעיה הגדולה יותר היא שכשיש רגיעה וחלק מהעובדים מסיימים את תפקידם, אותו ארגון נשאר עם כמות של תוכנות ורשיונות מעבר למה שהוא צריך. לכן נושא מחשוב ענן הוא פתרון מצוין, בעת הצורך הארגון משכיר רשיון נוסף וכשאין צורך הארגון יכול להחזיר את אותו הרשיון, כך אין בזבוז מיותר של כספים.

לסיכום, מערכת ענן היא פתרון לארגון במידה והוא רוצה לייעל את עצמו. אין חשיבות לגודלו של הארגון או לכמות המשתמשים מאחר שהכל ניתן לשליטה וויסות במידת הצורך.

***

מוגש בחסות זברה CRM -  מערכת הזברה הינה מערכת CRM המסופקת על גבי תשתית האינטרנט ומאפשרת למשתמשיה גישה ועבודה מכל עמדה המחוברת לרשת האינטרנט.