כל עצמאי, בין אם הוא מתחיל או מנוסה, מכיר את המושג הזה. מצד אחד זו ברכה – כל חשבונית שמנפיק העצמאי מסמלת עבודה נוספת שהשלים וקיבל עליה כסף. מצד שני, חשבוניות שהוא מקבל פירושן כסף שעליו לשלם. ולא נשכח גם את דו"חות המס והעבודה מול רואה החשבון, שגם הן קשורות חזק מאוד לחשבוניות.

•    חשבונית מס – החשבונית הרגילה שמנפיק כל מי שאינו פטור ממע"מ•    קבלה – חשבונית שמונפקת כשהעבודה התבצעה במלואה•    חשבונית עסקה – לא מתקזזת מול מע"מ, מתאימה בעיקר לעוסקים פטורים•    חשבונית עצמית – כשאדם מוכר ציוד לעצמו. משמשת בעיקר לתיעוד•    תעודת זיכוי – מונפקת כאשר קונה מחזיר סחורה שקנה לבעל העסק

בראש ובראשונה, חשבונית באה כדי לאפשר לעצמאי לשלם ולקבל כסף על עסקאות שביצע או הזמין. בעזרת החשבוניות הללו, יכולות רשויות המדינה הרלוונטיות (מס הכנסה, מע"מ וגם ביטוח לאומי) לעקוב אחרי פעילותו של העצמאי ולחייב אותו במס. במקרה של עובדים שכירים, המשכורת משמשת למעקב. במקרה של עצמאי, החשבונית משמשת לתפקיד זה. מעבר לכך, חשבוניות שמנפיק או מקבל העצמאי משמשות גם לתיעוד. כך יכול האדם להוכיח כי קנה/מכר/ביצע עבודה כלשהי. החשבונית מוכיחה כי אכן נעשתה פעולה כזו. בשל כל אלו, חייב כל אדם העובד עם חשבוניות לתעד ולשמור אותן למשך שבע שנים מיום הנפקתן, למקרה ויצטרך להוכיח דבר מה בנוגע לעבודתו.

בעיקרון, כל אדם יכול להוציא חשבוניות מס על שמו, אך ראשית עליו לפתוח תיק במשרדי מע"מ. לאחר שפתח את התיק הוא יכול להזמין חשבוניות על שמו מכל בית דפוס ממוצע. חשוב שתדעו: אין כאן דרך לקצר תהליכים, משום שכל בית דפוס יבקש מכם את מספר העוסק שלכם. רק אם יש ברשותכם את הנתון הזה, ההזמנה תצא לדרך.

הייתם במשרדי המע"מ והזמנתם פנקסי חשבוניות. עכשיו יש ברשותכם פנקס אחר או כמה פנקסים, מלאים בדפים בכמה צבעים. מה זה אומר? ובכן: כל חשבונית כוללת למעשה שלושה דפים – לבן, צהוב ו-ורוד. ראשית, חשוב ביותר למלא את החשבונית על שלושת דפיה כשמתחתיה נייר עבה יחסית. כך, יעברו הפרטים שמילאתם לכל שלושת הדפים ולא לשאר החשבוניות בפנקס. כעת, יש ברשותכם שלושה עותקים של חשבונית אחת. את המקור, הלבן, אתם מעניקים ללקוח. את הורוד אתם מתייקים בקלסר הדו"חות והצהוב נותר בפנקס, כעותק עבורכם.

כפי שציינו, האפשרות היחידה כמעט למעקב אחרי עצמאיים היא החשבוניות שהם מוציאים והקבלות על רכישות שביצעו. את החשבוניות והקבלות שומר העצמאי בקלסר מסודר, לפי חודשים, ובתום כל שנה מפיק דו"ח מסודר של הוצאות והכנסות. ניתן לבצע את הדו"ח הזה לבד, אך מומלץ בחום להיעזר ברואה חשבון, משום שכל טעות ברישום חשבוניות או פרטי הדו"חות עצמם יכולה להיות קריטית