בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים בין המשתמשים, הרשאות, הגנה על המסמכים, גיבוי המסמכים, קלות תפעול, יעילות וחסכון בעלויות.
כדי למקסם את החיסכון הצפוי ממעבר פעילות הארגון לארכיון דיגיטלי עליך לשאוף להכיר את מלוא היכולות של המערכת בה תבחר. הכרת יכולות המערכת תאפשר לך לחסוך בעלויות, לבטל כפילויות, להנגיש את המידע בקלות, לצמצם בעלויות הדואר, להקטין את שטח האכסון המיועד לקלסרים עמוסי מסמכים ועוד.
לפני מעבר הארגון לעבודה במתכונת ארכיון דיגיטלי עם תוכנה לניהול מסמכים, דאג לעדכן את העובדים על המעבר הצפוי. אל תפתיע אותם ואל תנחית עליהם את השינוי הזה. מדובר במתכונת שונה של עבודה ויש ליידע את העובדים על השינוי הצפוי.
תוכנת ניהול מסמכים – איך לבחור תוכנה לניהול ארכיון דיגיטלי?
קיימות בשוק מערכות רבות לניהול מסמכים, חלקן מיועדות למשתמשים בודדים, חלקם לארגונים קטנים, וחלקם לארגוני ענק. ראשית עליך לבחור את המערכת המתאימה למספר המשתמשים בארגון. אל תשקיע במערכת המיועדת ל- 1,000 משתמשים אם אתה משרד של חמישה עובדים.
לאחר שהתמקדת במערכות ניהול מסמכים המתאימות לגודל הארגון שלך, עליך להחליט מהו התקציב המתאים לך, או איזה מחיר תהיה מוכן / יכול להשקיע במערכת ניהול מסמכים לארגון שלך. כדי לסבר את האוזן, מחירי תוכנות ניהול המסמכים שבשוק (הישראלי והעולמי) נעות מאפס שקלים ועד מאות אלפי דולרים. בהנחה שהתקציב שלך לנושא הוא מספר מאות דולרים, עליך להתמקד בסגמנט הזה של התוכנות שבשוק.
ניתן להשיג תוכנות חינמיות שנכתבו במערכות קוד פתוח. קח בחשבון שמה שניתן בחינם, הוא לא בהכרח רע, אבל קיימת בעיה של תמיכה במשתמשים. אם תתקין מערכת קוד פתוח ללא תמיכה, הסתבכת. אם תתקין מערכת קוד פתוח שכבר הוכיחה את עצמה והיא מציעה תמיכה מיידית, אפשר בהחלט לשקול זאת לחיוב.
אינך צריך להגביל את עצמך לתוכנות מקומיות בלבד. ישנם פתרונות מהעולם המציעים תמיכה בעברית ומחירים ידידותיים למשתמש. אל תפסול על הסף את הרעיון לרכוש תוכנה מתאימה באינטרנט.
כפי שציינתי בפתיחה, חשוב לדעת מהי רמת האבטחה של המערכת. האם המערכת מבוססת גישה אינטרנטית וכיצד הגישה אליה מאובטחת. מה רמת ההרשאות למשתמשים ואיזה אופן ניהול היא מציעה.
לאחר שהגדרת מה התקציב שלך, עליך לחפש את הפתרון המתאים תוך כדי בדיקת יכולות המערכת. אם הארגון שלך מונה חמישה משתמשים, בדוק מה מחיר הרישיון למשתמש ראשון ומה העלות לארבעה משתמשים נוספים. נהג בחוכמה, אל תסתפק במערכת שיכולה לתת גישה לחמישה משתמשים בלבד. חשוב על הגידול העתידי של העסק שלך ורכוש מערכת עם יכולת גישה למשתמשים נוספים בראייה עתידית. קח בחשבון שתצטרך לעבור תהליך של סריקת מסמכים כדי ליצור תוכן דיגיטלי רלבנטי למערכת שלך.
דבר נוסף. אל תרכוש מערכת חדשה ללא וותק בשוק. אתה הולך למסור את לב הידע של העסק שלך לתוכנה חדשה וחשוב שלא תיפול. אני רוצה להמליץ לך להיעזר ב"חבר טלפוני" שיוכל להאיר את עיניך בתהליך הרכישה וההטמעה של המערכת.
הכותב הוא מנהל האתרים:
דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il
פרינטרס (Printers) – הצעת מחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.
מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.
דוקיומנטס הוא האתר המוביל בישראל בנושאים:
סריקה, סריקה מהירה, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, ארכיון מסמכים, סריקת תמונות, סריקת שרטוטים, OCR, SCANNER, SCANNIG DOCUMENTS,סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,סריקת ספרים, המרת קבצי PDF לוורד,המרת קבצים סרוקים,ארכיון דיגיטלי,סריקה,שירותי סריקה,לשכת סריקה,גיבוי מסמכים,סריקת מסמכים לעסק,שירותי סריקה תל אביב,שירותי סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה של מסמכים,השכרת סורק מסמכים,תוכנות סריקה,סורקים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,תוכנה ניהול,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה,שירותי סריקה,קלדנות,סורק מסמכים,תוכנה לאלבום דיגיטלי,תוכנות סריקה,סורקים,,סריקת,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,לשכת שירות,סריקות,מבחן התאמה,מבחני התאמה, ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,ארכיב,סריקת תמונות,חתימה דיגיטלית,סריקה,מסמכים, שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי,תוכנה לסריקת מסמכים,שרותי סריקה,ארכיון מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת מסמכים,חתימה דיגיטלית,סריקת,חתימה דיגיטאלית,שירותי ארכיון,תוכנה לסריקת תמונות,סורק מסמכים,סריקה,סריקת תמונות,סריקת תמונות ישנות,סורק תמונות,שרותי סריקה,ארכיון אלקטרוני,טיוב נתונים,שירותי סריקה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,הקלדת מסמכים,סריקת,ארכיון ממוחשב,ארכיון מסמכים,סריקה,סורקי מסמכים,הקלדת נתונים,תוכנה לסריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,סורק מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת תמונות ישנות,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,הקלדה,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת תמונות, ארכיון ממוחשב,חתימה דיגיטלית,ניהול מסמכים,ארכיב ממוחשב,חתימה אלקטרונית,ארכיון מסמכים,סורקים מקצועיים,מערכת ניהול מסמכים,מערכת לניהול מסמכים,סריקת מסמכים, תיוק מסמכים,סורק מסמכים,סורקים,מעקב החלטות,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקת,סורק מקצועי, ארכיב, משרד ללא נייר,שרותי סריקה,ארכיון ממוחשב,שירותי ארכיב,תוכנה לניהול ארכיון,תוכנה לסריקת מסמכים,ocr בעברית,שירותי סריקה,סורקי מסמכים,ארכיון דיגיטלי,תוכנת סריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,שירותי גניזה,ארכיון מסמכים,ארכיון לקטרוני,ארכיב דיגיטלי,תוכנות ניהול,תוכנה לניהול מסמכים,שירותי ארכיון,סורק מסמכים,חתימה אלקטרונית,ניהול מסמכים חינם,תמונות של אלבומים,חתימה דיגיטלית,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,תוכנת ocr בעברית,תוכנת מסמכים,תיוק מסמכים,תוכנת ניהול,שרות מדפסות,סריקת מסמכים,מערכת לניהול ידע,תוכנה לניהול תוכן,זיהוי תווים אופטי,תוכנה לסריקת תמונות,תוכנת ocr, מערכת ניהול מסמכים,תוכנות סריקה,ניהול משרד,שירותי גרפיקה,תוכנה ניהול,תוכנה לניהול משרד,סריקת תמונות,מכונת צילום משולבת,תוכנה לניהול משרד חינם,סריקת,תוכנת ארכיון,סורקים מקצועיים,מכונת צילום,תוכנות לניהול,מערכת ניהול ידע,תוכנת ניהול משרדאחסון מסמכים,תוכנות ניהול חינם,תוכנת ניהול חינם,ניהול משרד ממוחשב,מיקרופילם,מכונות צילום,מערכות ניהול ידע,סריקה,סריקת מערכות,גניזת מסמכים,ocr בעברית חינם,תוכנה להצעות מחיר,ניהול מערכות,ניהול מידע,אלבומים,סורקים,פתרונות ניהול,שירותי it,לניהול,סורק מקצועי,ניהול ידע,סורק תמונות,גניזה,בנק מבחנים, ועוד.