הדברים שאנשים אומרים יכולים להיות שווים המון, כאלו שכדאי להנציח. הקלטות שיחה מאפשרות את ההנצחה הזו. בגלל שיכולות להיות בעיות בהקלטות, לא משנה באיזה פורמט שומרים אותם ועל מה (דיסק, מחשב, קלטת), כדאי לעשות תמלול שיחה ככלי לגיבוי.
בכל חקירה במשטרה עושים החוקרים הקלטות שיחה עם הנחקרים. בצורה הזו אפשר לתעד את כל מה שהנחקרים אומרים- דבר שחשוב מאוד לחקירות ואף הכרחי להליך החקירה כולו. במקרה של הקלטות שיחה של נחקרים, אפשר וחובה לעשות גם תמלול שיחה של כל מה שנאמר. לרוב, תמלול שיחה בעת חקירה משטרתית נעשה תוך כדי החקירה, במקביל להקלטה, זאת למקרה שמכשיר ההקלטה יפסיק לעבוד באמצע ויעבור זמן רב עד שמישהו ישים לב.
תמלול שיחה הוא הליך שגרתי גם בבתי משפט, שם יש קלדניות שמקלידות במחשב את כל המשפט בזמן אמת, כיוון שלא ניתן לצלם את כל מה שקורה בבית המשפט. במקרה הזה, התמליל נשמר אצל השופטים כדי שיוכלו לעבור על כל מה שאמרו האנשים על דוכן העדים.
במקרים מסוימים, מתבצע תמלול שיחה אחרי שסיימו להכין חומר גלם מצולם או מוקלט. למשל, אם מישהו עושה סרט עלילתי שכולו מבוסס על אימפרוביזציה וברצונו שכל מה שנאמר בחומר המצולם יהיה גם על הדף (אולי בפורמט של תסריט), התמלול יתבצע בתום הצילומים, הרי כל מה שנאמר בחומר המצולם אינו מתוכנן וזו בעיה לתמלל הכל תוך כדי צילום הסרט.
אם מישהו מקליט אדם על מנת להוכיח כי הוא רמאי או עושה "עוקץ" כלשהו וההקלטה נהרסת, תמליל שיחה לא יהיה גיבוי לגיטימי, שכן אז מדובר במילה של המקליט והמתמלל מול המילה של המוקלט.
תמליל שיחה נפוץ במוסדות ואתרים שמשמרים ומנציחים היסטוריה יהודית וישראלית, כמו יד ושם, שם אפשר למצוא הקלטות שיחה של ניצולי שואה שראיינו אותם יחד עם תמליל של אותו ריאיון שכתוב מילה במילה על גבי נייר.
קשה מאוד להשיג תמליל שיחה שכתוב ללא שגיאות כתיב כלל, בייחוד אם התמלול נעשה בזמן אמת. אם התמלול נעשה מול חומר גלם, לא צריכה להיות בעיה, אבל כדי לתמלל כמו שצריך בזמן אמת צריך לדעת הקלדה עיוורת.