רשות המיסים והמדינה בכלל מחייבת את כל העסקים והתאגידים בארץ, לספק חשבונית וקבלה על כל רכישה או הזמנה  של שירות ותשלום שבוצע עקב אחד מהאפשרויות, רכישת מוצא או רכוש. אין יוצא מן הכלל אם העסק קיבל תשלום על שרות שהוא נתן הוא מחויב להוציא חשבונית מס מתוך פנקסי חשבונות ולתת את זה כמובן ללקוח וכן להוציא בעת שקיבל את התשלום חשבונית קבלה מתוך פנקסי הקבלות. 

ישנם אנשים החושבים כי ישנם סוגים בעלי מקצוע שלא מחויבים על פי חוק להחזיק פנקסי חשבונות או פנקסי קבלות בצמוד אליהם, והם יכולים לתת שירות גם בלעדי הפנקסים. בין בעלי המקצוע הרבים שטועים וחושבים כך הינם בעלי מקצוע כגון טכנאי מכונות, טכנאי מקררים, מוסכים מורשים, טכנאי מזגנים ושאר מוצרים..

פנקסי חשבונות וגם פנקסי קבלות נחשבים לעומת זה כאחד מהשירותים שחייבים להיות בחנויות המספקות מוצרים מהסיבה הפשוטה של: איך נקבל  אחריות על מוצרים שנקנו. המשווק הראשי או החברות המייצרות לא יספקו אחריות על מוצרים אלא אם כן מוצגים לו בנוסף לתעודת האחריות שקיבלנו באת הרכשיה גם קבלה מתוך פנקסי קבלות של החנות ממנה רכשתם את המוצרים בה רשום שם החברה או העסק והבעלים של החנות כמובן. לכן, אף אחד מאתנו לא ירצה לעולם לוותר על קבלה מהעסקים שמהם אנו רכשנו את המוצרים לסוגיהם השונים.

לא כל אדם פרטי יכול להוציא פנקסי חשבונות, ישנם אנשים אין להם סמכות להוציא חשבונית מס מתוך פנקסי חשבוניות מפני שהם לא עוסק מורשה להוציא חשבונות מס, הכוונה שהם עדיין לא קבלו אישור רשמי להוצאת מס עבור השרות או המוצרים שלהם ולכן אסור להם לגבות מס ערך מוסף. עם זאת, כל עסק או חברה חייב להוציא חשבונית של קבלה רשמית ומסודרת שלו, מתוך הפנקסי קבלות שבבעלותו. וזאת מכיוון שהוא עסק הפטור מתשלומי מס ערך מוסף. עסקים שלא מחוייבים למעשה להזמין פנקסי קבלות או חשבונות  הם עסקים פטורים הפטורים לשלם מס ערך מוסף ואסור להם כמובן לגבות אותו מהלקוח.

ישנם תבניות מיוחדות וקבועות בחוק להוצאה של חשבונית מס או קבלה, לא ניתן לבצע הדפסת חשבוניות או הדפסת פנקסי חשבוניות לפי תבנית אישית שבונים, מכיוון שבחוק יש מספר פרמטרים שלא מאפשרים שינויים באותם פנקסי קבלות או חשבונות. הדפסת מעטפות למשל ניתנת להדפסה לפי תבנית בניה אישית של הלקוח ולא מחייבת הדפסה מהתבניות שמאושרות בחוק כמו לפנקסי חשבונות.