חלונות זמנים ועבודה מול ספקים
לעתים בתוך ההסברים על ניהול רכש, נפקד המקום של קביעת לו"ז בתוך התהליך. הלו"ז איננו שמור רק לנושאים כמו ניהול מלאי או הניהול השיווקי של העסק. גם ניהול רכש דורש עמידה בתנאי לו"ז קפדניים וקבועים. למעשה, מה שמבדיל בין קניה לבין רכש הוא בין השאר הפעולה המחזורית. קנייה היא פעולת רכש חד פעמית, בעוד שהרכש הוא פעולת קנייה אשר חוזרת על עצמה בזמנים מסוימים. מכאן ניתן להבין כי ניהול רכש הוא בעצם ניהול של תהליך מחזורי. לכן, חשוב מאד לקבוע את הלו"ז שבו אתם רוכשים את המוצרים השונים שמהווים את הרכש של החברה שלכם. קביעת המחזוריות הזו היא אולי הבסיס שסביבו כל העסק שלכם יתנהל, כאשר לכל תזוזה קטנה יש השפעה עצומה על העסק שלכם. כמובן שהדבר תלוי גם בכמות שאתם רוכשים בכל פעם אך אין לבטל גם את מרכיב הזמן. קחו לדוגמה ניהול רכש הקובע פעילות מחזורית של רכישה חדשה בכל שבוע, לעומת רכישה שתתבצע פעם ב10 ימים - לכאורה מדובר על הבדל של 3 ימים בלבד. בפועל לפי ניהול הרכש הנ"ל כל העסק יתנהל - הדבר יצריך ניהול של המלאי בזמנים שונים, משלוחים בזמנים ושנים, אספקה בזמנים שונים וכמובן כמות משתנה של מכירות. הדבר חייב להיעשות כמובן בצמוד לדו"חות של הכנסות והוצאות שיראו האם העסק מסוגל להתנהל עם מחזוריות ברמה גבוהה יותר או נמוכה יותר. מכל מקום, העיתוי של ניהול רכש איננו חייב להיות קבוע. מנהל רכש מקצועי יכול לשים לב לנקודות תורפה במחזוריות הקיימת, ולהמליץ על שינוי מסוים.
עוד תחום שוב בתהליך של ניהול רכש הוא כמובן הבחירה בספק המתאים. למעשה, אין היום אף ארגון שמספק את צרכיו בעצמו (זו הסיבה לעליית תורות של ניהול רכש). לכן, השאלה הדולה בה"א הידיעה היא למעשה מול מי כדאי לעבוד? איך אפשר לבחור את הספק הטוב ביותר? לא פעם הדבר נעשה תוך כי העבודה עצמה. מנהל רכש אחראי חייב לעקוב לא רק אחרי התהליך של הרכש עצמו אלא גם על תהליכי הייצור והשיווק , ולעבוד בשיתוף פעולה מלא עם מחלקת קשרי לקוחות של החברה. אם מתגלה ליקוי מסוים במוצר, יתכן שהוא קשור לרכש ולספק שמולו החברה עובדת. על מנהל הרכש במקרה כזה כמובן לעצור את התהליך בזמן אל מול הספק, ולבחור בספק אחר. כדי למנוע מצבים שכאלו, ברור שצריך לבצע סקר שוק מקיף על ספקים שונים אשר נדרשים, ולעקוב אחרי הפעילות שלהם.
קוצרים את פירות ההצלחה
בסופו של יום, ניהול רכש טוב ואיכותי, הוא המפתח לפעילות התקינה של העסק שלכם. ברור שישנם עוד מרכיבים נוספים אשר משפיעים, אך מדהים לראות כיצד ניהול הרכש משפיע על כל אחד מהשלבים אשר מגיעים אחריו. רכש איכותי משפיע על ייצור נוח ותקין, על מכירות בזמנים שמתאימים, ואפילו על רכישת כ"א מתאים שיוכל בהמשך למכור ולייצר את המוצר הסופי.