במאמר זה נסקור את צורות דיווחי פרויקט ונציע דרך אפקטיבית שתאפשר שקיפות מצב הפרויקט.

פגשות Status קורות בשני מקרים:

אלו שבינך לבין חברי הפרויקט (לפעמים באחד על אחד) ואלו שבינך לבין ההנהלת האירגון.

בטח שמת לב שפגישות סינכרון צוות (team) לא הוזכרו - זאת מכיוון שפגישות שכאלה הן בזבוז זמן! (הסבר בהמשך)

על מנת להבין את מצב הפרויקט - הנה כמה טכניקות מומלצות:

• פגישות יומיות בעמידה (Agile)
• פגישות שבועיות - בארבע עיניים, אחד על אחד בינך לבין מנהלים הצוותים (TeamLeaders) 
• דוא"ל (Email) סטטוס שבועי - דו"ח פרויקט.

1. פגישות יומיות בעמידה

ככה זה עובד: לכל אחד מחברי הפרויקט יש 15 דקות לענות על שלוש שאלות הבאות:

א. מה סיימתי אתמול או בשבוע החולף?

ב. מה אני מתכנן לעשות היום או בשבוע הבא?

ג. מה עוצר אותי מלהתקדם?

על פניו, זה נשמע מאוד קשה לדחוס כל כך הרבה בכל כך מעט זמן, אם הזמן תראה שהפגשות שכאלו לא לוקחות יותר מידי זמן - אפשר וכדאי לתחום אותם לפרק זמן של לא יותר משעה -  זה בהחלט אפשרי.

בטח חלק מכם אומרים: "זה נשמע טוב בתאוריה, אבל יש לי 30 אנשים בפרויקט, איך לעזאזל אני עושה את זה עם
30 אנשים?"

אם יש לך מנהלי צוותים - הם עושים את זה עם האנשים שלהם, ולך הם מדווחים על המעצורים.

במקרה שכל ה- 30 איש מדווחים ישירות אליך - אני מצטער לאכזב אותך - אבל אתה לא מסוגל לנהל 30 אנשים.
בפועל, קבוצה של 30 איש, התחלקה לקבוצות משנה בעצמה (שזה מעולה).

שאל את עצמך את השאלות הבאות:

מה אני מרוויח מזה שכל האנשים מדווחים ישירות לי?

האם אני יכול להתארגן יותר טוב על מנת לשפר ולשמר התקדמות ולעזור לקבוצות להתקדם טוב יותר בעבודה שלהן?

לעיתים קרובות, כשלמנהלי פרויקט אין מנהלים טכניים - הם מהווים צווארי בקבוק בפרויקט - הם אחראיים על יותר מידי החלטות.           

ההמלצה  - לא יותר משישה אנשים שמדווחים ישירות לך!


2. פגישות שבועיות - One on One

בניהול פרויקט טורי (Serial), אתה תצטרך לקבוע פגישות אחד על אחד עם כל מי שקשור לפרויקט. במילים אחרות, ככל שטווח החיזוי (estimation)של הפרויקט ארוך, יהיו יותר פגישות אחד על אחד על מנת לנטר את מצב הפרויקט.

בפרויקט מטרציוני, יש להזהר בבחירת הנושאים עליהם תדבר בפגישות אחד על אחד. כדאי להשתמש בפגישות האלה על מנת להבין את מצב הפרויקט, ולא לגלוש  ולהתעסק בנושאים כמו פיתוח קריירה או נושאים טכניים שיורדים לרמת הבורג.

תן משוב וקואצ'ינג על תפקוד הצוות בפרויקט. הזהר לא להפוך את הפגישות האלה לשיכפול של הפגישות עם המנהלים הפונקציונליים.

המטרה של פגישות כאלו (One on One) שאתה תוכל לראות ולהבין את מצב הפרויקט, ולהבין מהאנשים ולצפות מהם לומר לך שהם זקוקים לעזרה בשעת הצורך.
בפגישות שהם לא אחד על אחד, פגישות קבוצתיות משותפות, אנשים נוטים לחפות על עצמם ולנסות לסיים את המשימה, אפילו אם הם תקועים לגמרי.

לכן, פגישות פרטיות, אחד על אחד, עוזרות לך להבין מתי האנשים תקועים ולא מתקדמים. הדרך הטובה ביותר לראות אם אנשים נתקעים היא לראות את התקדמות העבודה שלהם.

3. דוא"ל (Email) סטטוס שבועי.-Weekly status

בדוא"ל סטטוס כדאי לבקש את התיכנון קדימה - שבועיים - משימות שאורכן לא עולה על 5 ימים. זה אומר לבקש מהאנשים לפרק את המשימות שלהם לחלקים קטנים (Deliveries) ולהסתכל קדימה כמה שבועות יעזור להם להבין את הפרויקט - האם הולך לכיוון של הצלחה או אסון.

תבנית לדו"ח דוא"ל:

מה סיימנו - תקציר של המשימות שהסתיימו בשבועיים שעברו.

אבני דרך (Mile stones) עתידיים:

תיאור משימה תאריך מתוכנן
תאריך מצופה
תאריך אמיתי (בפועל)

- בפרויקט שתלוי באירועים חיצוניים שמשתנים תכופות המשפיעים על משימות של אנשי הצוות, הוסף עמודה מימין: כמה פעמים ההערכה הזו השתנתה?

אילוצים - חברי הקבוצה יוסיפו את האילוצים שמפריעים להשלמת העבודה.

צור רשימת AI - Action items למעקב.

דווח סטטוס שבועי לקבוצה שלך.

כל שבוע, שלח דוא"ל שמתאר את מצב הפרויקט לאותו שבוע. סכם את כל הדיווחים, במיוחד את האילוצים.
בצורה כזו תוכל לספק שקיפות לתוך הפרויקט, ותוכל לוותר על ישיבות סטטוס - לא תצטרך אותן.

וודא שהאנשים מפוקסים על המטרה הסופית ומודעים ליעדי הביניים(Milestones).

דווח סטטוס להנהלה שלך

על מנת להשאיר את הספונסרים של הפרויקט מעורבים, אחת הדרכים היא לשלוח מידי פעם דו"ח מצב. אפילו עם המנהלים שלך בוחנים אותך על כל צעד (Micromanaging) - אספקת המידע על בסיס קבוע תניע אותם צלעשות כך.

אם אתה מנהל איטרציות - דווח רק בסיומן, אם אתה לא יכול לשכנע את ההנהלה לראות את ה- DEMO שלהם. התחל עם סיכום של סטטוס כללי של הפרויקט, הישגים, פגישת אבני דרך משמעותיות, איחורים צפויים של
התפוקות  (Deliveries) וההשפעה שלהן הלאה. יש לציין שלפעמים יש מנהלים שרוצים לדעת את כל הפרטים - בנה על כך שתהיה ישיבה בה ירצו לברר יותר לגבי פרטים על הדו"ח.


לסיכום: על מנת לייעל את העבודה על הפרויקט, ולרתום את חברי הקבוצה למטרה הכוללת, יש ליצור שקיפות מלאה של מצב הפרויקט והתקדמותו. יש ישיבות שאפשר לוותר עליהם, בתנאי שיש דו"חות על קצב ההתקדמות.

זכור: תמיד שאל את עצמך: מה צריך לעשות היום על מנת לקדם את סיום הפרויקט!

Get it Done!