זוכרים את התקופה ההיא, לפני קצת יותר מעשור, כשעדיין לא היו מחשבים בכל משרד, שלא לדבר על סריקת מסמכים. אלא הגיליונות או התיקיות עם המסמכים של העסק שלנו היו מאוחסנים בתוך מרתף ישן ומאובק והיינו צריכים לדעת בדיוק איפה כל מסמך או גיליון נמצא, שחס וחלילה לא נגלה שיש לנו misfiling של איזה מסמך אחרת הוא אבד לנצח.

למרבה המזל וההתפתחויות הטכנולוגיות שעברנו בעשור האחרון, כל הסיפור המסובך הזה כמעט וחלף לגמרי מהעולם ואת אותם מסמכים מאובקים מחליפים כיום תמלילנים אלקטרוניים מתוחכמים עם תוכנות פשוטות שבאמצעות קליק אחד בלבד אנחנו יכולים למצוא מסמך ספציפי ובודד בין עשרות אלפי מסמכים אחרים. למזלנו, ההתפתחות הטכנולוגית לא שחכה את אותם האנגרים ענקיים שעדיין מאחסנים את המסמכים הישנים ולכן הומצאו במשך השנים מכונות סריקת מסמכים מקצועיות ומתקדמות שמאפשרות לנו כבעלי עסק להעביר את כל אותם מסמכים ישנים לדפים זמינים ונגישים במחשב כמו כל מסמך אחר.

כמו שהבנו העולם הממוחשב מאפשר לנו להעביר כמעט את כל חיינו לאינטרנט, התמונות מהמצלמה הדיגיטלית באופן מיידי עולות למחשב ומשם לפייסבוק, הוידיאו הישן כמעט ונשכח וכל סרטון וידיאו שלנו עולה לYouTube וכיום אפילו מסמכים הם דבר שעבר שדרוג ונכנס כברירה טבעית לעולם הממוחשב. לתופעה זו מספר יתרונות בולטים על פני המסמכים הישנים:

• הגודל כן קובע - כל אותו מידע ענק שעד כה נשמר במחסנים גדולים כיום נכנס בכונן בגודל כף יד, משמעות הדבר שאותו המידע נכנס בגודל של אלפית המקום ובאותה איכות כמו המקור.
• המסמך במקום בטוח ­­ - ברגע שאנחנו מעבירים מסמך לסריקה, אנחנו מוודאים שאותו מסמך שעד כה היה במקום אחד וחשוף לשריפה, גניבה, בליה ועוד, כעת יכול לנוע איתנו או במקום מאובטח בלי חשש שיגרם לו כל נזק. כיום ישנם אתרים מאובטחים שאליהם ניתן להעלות חומרים שלנו ולאחסן אותם שם.
• פשוט וקל - כמו שכבר הבנו, כל אותו מידע ענק נמצא בסך הכול במרחק הקלקה ממני, אני תוך שנייה יכול לגשת לכל מסמך שבו אני חפץ בין אם המסמך הוא משנת 45 או שנוצר אתמול.
• אין טעויות - בעבר היינו מוודאים שאנחנו שולחים רק את המזכירה שמכירה את אותו מסמך, מוודאים שהיא קפדנית ותדאג להחזיר את המסמך למקום כדי שנמנע מצב של misfiling ואז המסמך כנראה אבד לעד.

הבנו את היתרונות הרבים של סריקת מסמכים, כל שכעת נותר לעסק שלך לעשות זה לפנות לחברת סריקת מסמכים מקצועית והופ - גם אתה סרוק.