בניגוד לעבודה שוטפת המבוצעת באופן יומיומי, פרויקט הוא משימה חד פעמית שמטרתה להגיע לתוצר מסוים שיסופק במלואו כפי שהוגדר בשלב הגדרת המטרה של הפרויקט. משימה חד פעמית זו מוגדרת בתקציב, בכוח אדם, בהישגים, במטרות וביעדים, וכמובן - בפרק זמן.

תכנון הזמן והגדרת מחזור חיי הפרויקט מהווים חלק בלתי נפרד ואף קריטי בהגדרת ניהול פרויקטים ובמימושם, ויש צורך בהבנה מעמיקה של המושג, והשלכותיו השונות בטרם ביצוע הפרויקט או הכניסה לשלבי התכנון המתקדמים יותר.

הגדרת אורך מחזור פרויקט

כפי שאמרנו, כל פרויקט מוגדר בזמן. את הגדרת אורך החיים של הפרויקט יש לעשות כבר בשלבים הראשונים של תכנון הפרויקט, עוד בשלב קביעת המטרות. יתכן ואורך הפרויקט לא תואם את המטרה המבוקשת, ולכן  מלכתחילה הפרויקט לא ריאלי ולא ניתן לביצוע בגלל חוסר התאמה זו. הגדרת אורך המחזור של הפרויקט מספקת למנהל הפרויקט ולמתכנניו איזושהי מסגרת כללית אליה הם יכולים לצקת את שלבי הפרויקט השונים ולחלק אותו לשלבים ופאזות לצורך ביצוע יעיל ומדרגי.

חלוקה לשלבים

ניהול פרויקט נכון מתבצע על ידי חלוקה נכונה לשלבי בסיס של הפרויקט. מעבר לשלבים הרגילים והידועים של תכנון הפרויקט, הערכת מצב, ביצוע וסגירת הפרויקט, קיים הצורך בחלוקה משנית מפורטת יותר המשויכת לרוב לשלב ביצוע הפרויקט בפועל. במידה ושלבי התכנון והערכת הסיכונים מורכבים יותר, יש לחלק גם אותם לשלבים שונים על מנת ליצור סדר ארגוני רב ויעיל ככל הניתן. במקרים של חלוקה לא ברורה לשלבים, או במקרה של היעדר החלוקה כלל, ביצוע הפרויקט נהפך למטלה מסורבלת שקשה מאוד לפקח עליה תוך כדי העבודה. בנוסף, חלוקה של ניהול הפרויקטים לשלבים מוגדרים מאפשרת לערוך בחינות מצב תכופות יותר ובכך למנוע סיכונים מיותרים ולהפסיד כתוצאה מכך כסף וזמן רב.

מעבר בין שלבים

ניתן להתייחס לכל "מיני שלב" שהוגדר בפרויקט כפרויקט בפני עצמו המצריך את אותה התייחסות רק בזעיר אנפין. מעבר נכון בין שלבים מאפשר לערוך בחינת מצב והערכת סיכונים מחודש תבין כל שלב ושלב, ומצמצמת את דרגות החופש של הפרויקט בהן הוא נמצא ללא פיקוח אלא בשלב הייצור. כל מעבר בין שלבים מחייב סגירה של השלב הקודם, סיכום, והעברה לבעל האחריות הבא, שמחזיק את האחריות על שלב הביצוע העוקב של הפרויקט. שני בעלי האחריות מבצעים את החפיפה ביניהם ומעבירים מהאחד לשני את האחריות תוך כדי מסירת המידע הרלוונטי לשלב הקודם. בטרם ביצוע השלב הבא יש צורך לבצע הערכת מצב והגדרת מטרות ספציפיות לשלב המדובר בפרויקט לצורך ניהול נכון שלו.