כמו בכל תחום בחיים גם בניהול פרויקטים קיימים סיכונים איתם צריך להתמודד. תקריות בלתי צפויות לגמרי עלולות להרוס את כל הפרויקט ולהוציא את הארגון בהפסדים גדולים וללא תכולת פרויקט . אחד השלבים החשובים בעת תכנון הפרויקט הוא שלב ניהול הסיכונים שנועד למזער את הנזק האפשרי על ידי צפייה מראש עד כמה שניתן והגדרת שיטות פעולה להתמודדות עם סיכונים.

רציונאל לניהול סיכונים

ניהול סיכונים בעת ביצוע הפרויקט נובע מתוך ההבנה הבסיסית שהסיכונים מגיעים תמיד. מרפי טוען כי "אם משהו אמור להשתבש הוא ישתבש" ומנהל הפרויקט מנסה למנוע זאת ולהילחם בתופעה הטורדנית על ידי היערכות מקדימה לסיכונים שאמורים להגיע. על ידי היערכות מוקדמת והערכה מבוססת ככל הניתן אודות הסיכונים שאמורים לבוא, הפרויקט מקבל ממשות גדולה בהרבה ואפשרויות ביצוע גבוהות יותר.

איתור סיכונים ומדידת העוצמה

השלב הראשון בניהול סיכונים הוא איתורם. על סמך העבר, על סמך אנשי מקצוע, על סמך קריאת השוק ועל סמך הערכות מלומדות, אנשי המפתח של הפרויקט מחליטים ודנים אודות הסיכונים הפוטנציאליים בעת ביצוע הפרויקט על שלביו השונים. הערכת הסיכונים הרלונטיים אפשרית בשילוב של אנשי מפתח הרלונטיים לתחום בו מתבצע הפרויקט, ובזכות מנהל פרויקטים מנוסה שיודע לזהות את הסיכונים המשותפים לכל פרויקט (סיכוני כוח אדם, משאבים וכו').

לאחר שנקעו הסיכונים האפשריים מתבצע שלב קביעת העוצמה. עוצמת הסיכונים נמדדת לפי ההשפעה הכלכלית והמעשית שתהיה לסיכון ברגע הופעתו על הפרויקט ועל משך ההתקדמות שלו. על פי מידת ההשפעה נקבעת העוצמה של הסיכון, ובהתאם שיטת הפעולה המתאימה לסיכון הספציפי.

בחירת סדר עדיפויות ושיטות לטיפול בסיכונים

סדר העדיפויות לטיפול בסיכונים נקבע בדרך כלל על פי עוצמת הסיכון שנקבעה בשלב האיתור ומדידת העוצמה. סיכונים שאינם מהווים איום ממשי להתקדמות ניהול הפרויקטים ומהווים בעיה כלכלית נטו שאין דרך למנוע אותה ברגע הופעת הסיכון יקבלו לרוב עדיפות נמוכה, על מנת לא לבזבז משאבים יקרי ערך לריק. סיכונים קריטיים לעומת זאת, שמשפיעים באופן ישיר על התקדמות הפרויקט יקבלו את העדיפות הגבוהה ביותר, שכן ככל שהטיפול בסיכון נמשך יותר זמן, כך הפרויקט מתעכב והעמידה בזמנים מתערערת.

לאחר בחירת העדיפות מנהל הפרויקט יחד עם צוות התכנון ואנשי המפתח של הארגון מגייסים את מיטב הכלים והניסיון במטרה להתמודד עם הסיכונים שמופיעים עוד בטרם הופעתם על ידי התאמת אסטרטגית פעולה נחוצה בעת הופעת הסיכון. השיטות השונות שנקבעות בטרם הופעת הסיכון מהוות כלי יעיל למניעת בזבוז משאבים וזמן בשלבי הביצוע של הפרויקט.