תכנון מערכות ניהול ותכנון אתרים המנוהלים על ידי מערכות ניהול מנוהלים בסופו של דבר על ידי משתמשים וגולשים אשר לא מכירים את הפן הטכנולוגי. מצד אחד בעלי האתרים רוצים גמישות מלאה בכל הקשור לניהול האתר ומצד שני מסתבכים כאשר מקבלים לידיהם מערכת ניהול המסוגלת לנהל כל נקודה ונקודה באתר.
לכן עלינו לנהל ולתכנן מערכות ניהול מצד אחד גמישות ומצד שני פשוטות להבנה וידידותיות למשתמש, בהיבט הזה עלינו להכיר היטב את האתגרים העומדים בפנינו כבעלי אתר אשר רוצים את המוצר המושלם לניהול האתר והעסק אשר אמור בסופו של דבר להניב רווחים, מבלי להיות תלויים בחברת בניית אתרים בכל נקודה ושלב בתחזוק האתר. מצד שני ככל שמערכת הניהול יותר גמישה כך אנו יכולים "לקלקל את האתר" על ידי פקודה לא נכונה.
בהיבט הזה אנו משתמשים בפקד מאוד ידידותי למשתמש המוכר כ"עורך תוכן" רוב עורכי התוכן יכולים להשתלט על העיצוב של הדף באופן כמעט מוחלט, והן בתכנים שלו, בקצרה ניתן לתמצת את העורך תוכן כאח הקטן של הוורד מבית מייקרוסופט, אשר הפקודות שלו וההתנהלות שלו מאוד דומה ומצד שני עדיין יש לזכור כי זהו פקד אינטרנטי יחסית פשוט ומוגבל ביחס לוורד.
עם זאת, עורכי התוכן של היום מסוגלים לנהל קבצים, להכניס קישורים, לנהל פונטים בצבעים שונים, לנהל תמונות ולקבוע את מיקומם ביחד לדף , הוספת טבלאות ועריכתן , קבצי מדיה כגון פלאש או מצגות וסרטים.
עם זאת עלינו להבין כי אסור לתת לעורך התוכן את מלוא הכוח, במובן זה שההיררכיה של האתר חייבת להישאר כפי שתוכננה, לכן יש לתת לעורך התוכן לערוך את מחד גיסא ומאידך גיסא לא לערוך את מבנה האתר, דהיינו, לא למחוק דפים קיימים והכרחיים כגון יצירת קשר, דף ראשי, אזורים כגון חלק תחתון ועליון, קריא לוגו וכדומה.
על מנת לנהל את סדר הדפים, נחיצותם ועצם קיומם באתר ומערכת הניהול, יש ליצור רשימה נפרדת המנהלת את הדפים, ומרשימה זו להגיע לעורך התוכן אשר יהיה אחראי על הדפים באופן פרטני. שיטה זו נקראת "תכנון מודולארי" של מערכות ניהול תוכן בפרט ואתרי אינטרנט בכלל. לדוגמא ניהול דפי תוכן וניהול מודול סקרים יהיה נפרד וינוהל בנפרד על מנת לא ליצור בלבול לוגי בין הדפים, אפילו מנהלי אתרים מתבלבלים בעצמם כאשר הם ניגשים למערכות ניהול תוכן אשר אין בו הטמעה של ניהול מודולארי.
לסיכום, במאמר זה אנו נותנים כלים ראשוניים והכרה ראשונית בטרם בנינו אתר לעצמנו, אנו נותנים כלים ראשוניים בפנייה לחברת בניית האתרים בכך שיודעים מה לבקש, מה צריכים על מנת שנוכל לנהל את האתר באופן מותאם לצרכים שלנו. יתרונות וחסרונות במערכת ניהול גמישה ומסורבלת מול מערכת ניהול פשוטה וקטנה. הכול בהתאם לצורכי המשך תחזוק האתר ושגשוגו.