ככל שעוברות השנים, כל תוכנת הנהלת חשבונות הופכת למורכבת יותר ויותר ואין הדבר בהכרח מצביע על ממשקיות פשוטה לכלאדם. גם אם אתם מנהלים עסק בינוני או גדול ייתכן כי עדיין תעדיפו תוכנתהנהלת חשבונות עבור עסקים קטנים. התוכנה יועדה מראש לבתי עסקים קטנים ולכןמוטמעות בה רק הפונקציות והממשקים החשובים ביותר, כלומר, הכלים שמהוויםחובה לכל עסק-הן גדול והן קטן.

ראשיתכל המחיר-מפאת המינימליזם היחסי של התוכנה, כך גם המחיר נמוך יותרמשמעותית בהתאם. בנוסף, בגלל שהתוכנה נחשבת לבעלת נפח נמוך יותר כך היאמעמיסה הרבה פחות על המחשב, דבר הגורם להעברה מדויקת ומהירה של מידע.בנוסף, תוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים היא גם מאד ידידותית למשתמש ומספקת תיקוני טעויות במקריםמסוימים אשר מסייעים לשמור על דוחות תקינים. והכי חשוב מכל-תוכנת הנהלתחשבונות יעילה מטרתה לתת תמונת מצב לגבי פעילות העסק וכלים שבאמצעותם ניתןיהיה לאבחן כיצד ניתן לסייע לצמיחת העסק.

• אינטגרציה-כל פונקציה צריכה לעבוד ולתמוך בשאר הפונקציות. אין צורךבכך שמידע יוכנס כל פעם למערכת מחדש אלא שתהיה אפשרות לשלוף אותו באופןאוטומטי. מדובר בחיסכון משמעותי, הן בזמן והן בכסף.

• ביצוע פעולות הנהלת חשבונות סטנדרטיות-כולל תשלום וקבלת חשבוניות,הצעות מחיר, הזמנות וכו'. הפורמט של כל אלה צריך להיות ברור לשימוש ולקריאהשוטפת.

• אופציות לדיווח -על המידע להיות זמין לביקורת בכל עת ולכן עליו להיות זמין לדיווח וזהו מאפיין חשוב ובסיסי של כל תוכנת הנהלת חשבונות.
  מעקב על ביקורת ספרים- צריך שלכל משתמש מוגדר תהיה גישה אוטומטית לכלהמערכת. כל שינוי שבוצע במהלך הביקורת ינותב באמצעות התוכנה ובכך ישמש גםכאמצעי ביטחון לשימור על ביקורת תקינה ונכונה.

• גישה לתוכנה- עסקים רבים נדרשים לגישה למערכת של מספר עובדים שונים.לעיתים מדובר לא רק במספר עובדים שונים אלא גם ממקומות שונים. לכן עלהתוכנה להיות מותקנת פרסונאלית על כל מחשב או לחילופין להיות מותקנת עלהשרת. כיום האינטרנט מציע לא מעט תוכנות להנהלת חשבונות אונליין שיכולותמאד לסייע לצרכים מסוג אלה.

התוכנה המתאימה לךביותר צריכה להתאים לצרכים שלך ולצרכים של העסק. אין כאן שאלות של נכון אולא נכון אלא עליך לשאול מהם הצרכים שלך. אבל עדיין יש מספר גורמים חשוביםשניתן להסתייע בהם לבחירה המוצלחת ביותר.  מחיר הוגן ביחס ליכולות התוכנה,שימושיות מוצלחת והתאמה למשתמשים רבים בחברה-הם מרכיבים מרכזיים בהחלטהחשובה זו שיכולה לתרום לך רבות לעסק ולשמש למינופו ואף להצלחתו העתידית.