אם אתם רוצים ליצור בעצמכם ארכיון מסמכים משלכם, יש צורך לקחת את מסמכי הנייר ולהפוך אותם בתהליך סריקה לקבצים דיגיטליים המאוחסנים במחשב. לאחר שתצרו את הקובץ מהמסמך הסרוק אתם תוכלו לעשות איתו ככל העולה על רוחכם.
מסמך סרוק ניתן להדפסה כאילו היה מסמך שיוצר במחשב מלכתחילה. אם לדוגמה חתמתם על חוזה עתיר מסמכים ואתם רוצים לאכסן אותו כקובץ אצלכם במחשב, ואין בידיכם את קובץ המקור ממנו הודפס המסמך, מה ניתן לעשות?
כדי לחסוך את הצורך בהקלדה של המסמך לתוכנת עיבוד תמלילים במחשב, אתם צריכים סורק מסמכים. אין צורך בסורק מקצועי או סורק ארכיון מהיר ומשוכלל. כעת עליכם לסרוק את החוזה.
בדרך כלל סורקי מסמכים נמכרים עם תוכנת סריקה מובנית כך שתהליך הסריקה הוא פשוט וקל. בהנחה שקיבלתם קובץ אחד של החוזה הסרוק אתם יכולים כעת להדפיס את המסמך או לשמור אותו.
אם תסרקו כל דף בנפרד תקבלו מספר קבצים כמספר דפי המסמך. סורקים מסוימים מאפשרים לכם לסרוק את כל המסמכים לקובץ אחד. הגדירו את רזולוציית הסריקה ל- 300 DPI ובצעו את הסריקה.
קיימים מספר פורמטים שלל קבצי מסמכים סרוקים והבחירה בפורמט המתאים היא שלכם. בדרך כלל רצוי לסרוק לפורמט PDF SEARCHBLE, פורמט זה מאפשר לכם ביצוע חיפוש בקובץ גם אם הוא לא עבר את פעולת הזיהוי עם תוכנת OCR.
ומה זה בכלל OCR? כדי שתוכלו לבצע במסמך חיפוש או עריכה ושינויים אתם צריכים תוכנת זיהוי טקסט (זיהוי תווים אופטי), או במונח הלועזי – OCR. אם המסמך הוא בעברית תצטרכו OCRעברית.
כעת תוכלו לטעון את המסמך בתוכנת ה- OCR ולהמיר את הקובץ (שהוא למעשה תמונה או תצלום של המסמך) לקובץ בר עריכה במעבד תמלילים.
אם יש במסמך טעויות דפוס, אתם יכולים לשנותן. אם תרצו לבצע חיפוש אחר מילה מסוימת – גם זאת תוכלו לעשות. כעת תוכלו לשמור את המסמך בפורמט של תוכנת עיבוד תמלילים ולהוסיף, לערוך או לשנות כל פרט במסמך.
מה זה בעצם ארכיון דיגיטלי? כשמבצעים את הפעולה הזו עם מספר מסוים של קבצים ומאחסנים אותם בתיקיה עם שם מתאים, כאשר לכל קובץ יש שם משלו.
סריקת מסמכים מאפשרת לכם לקחת מסמכים מנייר ולהפוך אותם לקובץ דיגיטלי ככל קובץ אחר במחשב.
אם אתם ארגון גדול המכיל מאות אלפי מסמכים, יצירת ארכיון דיגיטלי תהיה כבר יותר מורכבת. יש צורך בתוכנת ארכיון מתאימה, בסורק מסמכים מקצועי ומהיר, בתוכנת סריקה חכמה ובמערכת OCR עם אחוז זיהוי גבוה.
הכותב הוא מנהל האתר דוקיומנטס (Documents) –ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il
דוקיומנטס הוא האתר המוביל בישראל בנושאים:
סריקה, סריקה מהירה, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, ארכיון מסמכים, סריקת תמונות, סריקת שרטוטים, OCR, SCANNER, SCANNIG DOCUMENTS,סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,סריקת ספרים, המרת קבצי PDF לוורד,המרת קבצים סרוקים,ארכיון דיגיטלי,סריקה,שירותי סריקה,לשכת סריקה,גיבוי מסמכים,סריקת מסמכים לעסק,שירותי סריקה תל אביב,שירותי סריקת מסמכים,תוכנות לניהול,תוכנת ניהול,ניהול מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,תוכנת מסמכים,תוכנות ניהול,,תוכנת סריקת מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה של מסמכים,השכרת סורק מסמכים,תוכנות סריקה,סורקים,סריקת,ארכיב דיגיטלי,תוכנה ניהול,סופט קופי,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקה,שירותי סריקה,קלדנות,סורק מסמכים,תוכנה לאלבום דיגיטלי,תוכנות סריקה,סורקים,,סריקת,בנק מבחנים,תוכנת סריקת מסמכים,לשכת שירות,סריקות,מבחן התאמה,מבחני התאמה, ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,ארכיב,סריקת תמונות,חתימה דיגיטלית,סריקה,מסמכים, שירותי סריקה,ארכיון דיגיטלי,תוכנה לסריקת מסמכים,שרותי סריקה,ארכיון מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת מסמכים,חתימה דיגיטלית,סריקת,חתימה דיגיטאלית,שירותי ארכיון,תוכנה לסריקת תמונות,סורק מסמכים,סריקה,סריקת תמונות,סריקת תמונות ישנות,סורק תמונות,שרותי סריקה,ארכיון אלקטרוני,טיוב נתונים,שירותי סריקה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,סריקת מסמכים,הקלדת מסמכים,סריקת,ארכיון ממוחשב,ארכיון מסמכים,סריקה,סורקי מסמכים,הקלדת נתונים,תוכנה לסריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,סורק מסמכים,תוכנת סריקת מסמכים,סריקת תמונות ישנות,תוכנה לניהול מסמכים,ארכיב,הקלדה,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,סריקת תמונות, ארכיון ממוחשב,חתימה דיגיטלית,ניהול מסמכים,ארכיב ממוחשב,חתימה אלקטרונית,ארכיון מסמכים,סורקים מקצועיים,מערכת ניהול מסמכים,מערכת לניהול מסמכים,סריקת מסמכים, תיוק מסמכים,סורק מסמכים,סורקים,מעקב החלטות,תוכנה לסריקת מסמכים,סריקת,סורק מקצועי, ארכיב, משרד ללא נייר,שרותי סריקה,ארכיון ממוחשב,שירותי ארכיב,תוכנה לניהול ארכיון,תוכנה לסריקת מסמכים,ocr בעברית,שירותי סריקה,סורקי מסמכים,ארכיון דיגיטלי,תוכנת סריקת מסמכים,ניהול מסמכים תוכנה,ארכיב ממוחשב,ניהול מסמכים,שירותי גניזה,ארכיון מסמכים,ארכיון לקטרוני,ארכיב דיגיטלי,תוכנות ניהול,תוכנה לניהול מסמכים,שירותי ארכיון,סורק מסמכים,חתימה אלקטרונית,ניהול מסמכים חינם,תמונות של אלבומים,חתימה דיגיטלית,מערכת לניהול מסמכים,תוכנות ניהול מסמכים,תוכנת ocr בעברית,תוכנת מסמכים,תיוק מסמכים,תוכנת ניהול,שרות מדפסות,סריקת מסמכים,מערכת לניהול ידע,תוכנה לניהול תוכן,זיהוי תווים אופטי,תוכנה לסריקת תמונות,תוכנת ocr, מערכת ניהול מסמכים,תוכנות סריקה,ניהול משרד,שירותי גרפיקה,תוכנה ניהול,תוכנה לניהול משרד,סריקת תמונות,מכונת צילום משולבת,תוכנה לניהול משרד חינם,סריקת,תוכנת ארכיון,סורקים מקצועיים,מכונת צילום,תוכנות לניהול,מערכת ניהול ידע,תוכנת ניהול משרדאחסון מסמכים,תוכנות ניהול חינם,תוכנת ניהול חינם,ניהול משרד ממוחשב,מיקרופילם,מכונות צילום,מערכות ניהול ידע,סריקה,סריקת מערכות,גניזת מסמכים,ocr בעברית חינם,תוכנה להצעות מחיר,ניהול מערכות,ניהול מידע,אלבומים,סורקים,פתרונות ניהול,שירותי it,לניהול,סורק מקצועי,ניהול ידע,סורק תמונות,גניזה,בנק מבחנים, ועוד.