אם בעבר, בעל עסק או עוסק היו צריכים לגשת לבית דפוס על מנת לבצע הזמנה של חשבוניות/קבלות ולרכוש ספרי הנהלת חשבונות, כיום המצב השתנה במאה שמונים מעלות. נכון לשנת 2013, כל בעל עסק או עצמאי יכולים לרכוש או לשכור באופן חודשי את שירותיה של תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט.

הנהלת חשבונות באינטרנט- יתרונות ההווה לעומת העבר

תוכנות הנהלת חשבונות באינטרנט מאגדת יתרונות רבים אשר אינם מאפיינים את פנקסי הקבלות והחשבוניות ואת ספרי הנהלת החשבונות בהם נרשמים כל הכנסה או הוצאה. כיום, האינטרנט מאפשר לנו אפשרויות רבות בכל הקשור אל הניהול הפיננסי של העסק שלנו, דבר אשר גורם לעצמאים ובעלי עסקים קטנים לוותר לעיתים על שירותיו של רואה חשבון, (מלבד פעולות של סוף שנה או שירותי ייעוץ). היתרונות של תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט באים לידי ביטוי בדברים הבאים:

• חסכון- עלות השכרת או רכישת הזכות להשתמש בשירותי התוכנה משתלמת יותר מאשר שירותיו (לאורך זמן) של רואה חשבון, הדפסת פנקסי חשבונות וקבלות, שליחת כל החשבוניות בדואר ללקוחות ופעולות נוספות.

• התייעלות בזמנים- אם בעבר, נאלצנו לרשום כל חשבוניות ולאחר מכן להגיע אל הדואר על מנת לשלוח אותה ללקוח, כיום, ניתן להפיק חשבונית או קבלה תוך דקה שניים ולשלוח אותה ללקוח באמצעות הדואר האלקטרוני או הפקס. כל החשבוניות מונפקות עם חתימה דיגיטלית של בית העסק ולכן צורת שליחה זו, חוקית.

• עדכונים חשובים- התוכנה מתעדכנת בהתאם לשינויים משרדי הרשויות ולכן אין  צורך לדאוג למשל שמא יש צורך לעדכן את אחוזי המע"מ הנכונים.

• גיבויים ואבטחה- ניתן לגבות את כל החשבונית, קבלות ודו"חות על גבי השרת של התוכנה. כיוון שמדובר כאן על כספים, חשוב לוודא שאכן התוכנה זוכה לאבטחת מידע הגבוהה ביותר.

• אפשרויות- רוב התוכנות להנהלת חשבונות מציעות מגוון אפשרויות לכל עסק, אם מדובר על מסמכים שונים, דו"חות חיוניים, קבלות, סליקה ומגוון אפשרויות נוספות לניהול העסק בצורה הטובה ביותר.

תוכנה לניהול עסק במחיר מצחיק

תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט היא תוכנה לניהול עסק במחיר משתלם ביותר. אמנם יש אפשרות לרכוש רק חלק מהשירותים, כמו למשל הוצאת חשבוניות מס, קבלות, חשבוניות עסקה ועוד, אך יש גם אפשרות להחליט על רכישת חבילת כל האפשרויות של התוכנה אשר כוללת את כל הכלים החיוניים ביותר לניהול של העסק. כלים אלו הם בדרך כלל מסמכי הצעת מחיר, אפשרויות סליקה בכרטיס אשראי, תיקי לקוחות עם כל הפרטים וההיסטוריה של הלקוח, דו"חות גבייה ועוד.