על פי החוק, לאחר כל ביצוע עסקה בין לקוח לספק של מוצר או שירות, יש לרשום את התרחשותה בספרים ולהנפיק חשבונית מס. הפקת חשבוניות יכולה להיעשות בכמה דרכים, מהן יקרות ומסורבלות ומהן פשוטות ויעילות.

יעילות חשבונאית

לפני שנראה מהי השיטה היעילה להפקת חשבונית מס (וכך גם מסמכים אחרים כגון קבלות) נראה מהי השיטה הבלתי יעילה. בשיטה המסורתית רוכש בית העסק פנקס חשבוניות מבית הדפוס. בשיטה זו, מלבד עלות ההדפסה יש לקחת בחשבון עלויות נלוות. קיימות הוצאות גלויות כגון רכישת בולים ומעטפות, לצד עלויות סמויות כגון בזבוז זמן עבודה בשל כתיבת פרטי הלקוח והעסקה באופן ידני, בכל פעם שמתבצעת מכירה. הוצאות כאלה  מכבידות על העסק ללא צורך אמיתי. כאן המקום לתאר את השיטה החדשה להפקת מסמכי עסקה.

חשבונאות באינטרנט

שיטה חדשנית להפקת חשבוניות, קבלות ומסמכים אחרים, היא כזאת שנעשית באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות שמתנהלת, רובה ככולה, באינטרנט. תוכנה כזאת מאפשרת לא רק הזנת פקודות יומן, הפקת דוחות, ומעקב אודות עמידה ביעדים עסקיים, אלא גם הפקת מסמכים בין רגע ושליחתם ללקוח במיל. שליחה של חשבונית כזאת באמצעות האינטרנט, בשיטת החתימה הדיגיטלית, חוסכת זמן וכסף. מעתה אין עוד צורך בהזמנת פנקסים מבית הדפוס, אין צורך במילוי פרטי העסקה באופן ידני, ואין עוד צורך לבזבז כסף על הוצאות שליחת מסמכי עסקה בדואר.

הרבה יותר מחשבונית

מכיוון שהנהלת חשבונות היא הרבה יותר מהפקת חשבונית מס או קבלה, הרי שתוכנה להנהלת חשבונות שפועלת באינטרנט צריכה להציע רבה יותר מכך. ואכן, כשבוחרים תוכנה שכזאת חשוב להקפיד שהיא מציעה, בין היתר:

• רישוםהוצאות לפי סעיפים, החל מהוצאות שוטפות, וכלה ברכישת ציוד קבוע ורכוש.
• הפקתמסמכי מכירה והסבה של חשבונית עסקה לחשבונית מס קבלה.
• הפקתדוחות חשבונאיים ודוחות מס כגון דוחות מע"מ, רווח והפסד, דו"חמקדמות וכן הלאה.
• יכולתלקיים ממשק עם תוכנות נפוצות כגון חשבשבת.
• יכולתלנהל ספר קופה.
• יכולתשינוי הגדרות שונות על ידי הלקוח, למשל הגדרת מסמכים, הוספת לוגו.
• קיוםמערך תמיכה יעיל ואפקטיבי, לצד ממשק ידידותי ונוח לתפעול.