בתוככי כל ארגון טמון ידע רב, אך לעתים ידע זה אינו מנוצל ביעילות ואינו משרת את החברה כראוי. פיתוח הדרכה במוסד, בחברה או בארגון כלשהו מאפשר לנהל את הידע המקצועי ולשמר אותו לאורך זמן. ניהול אפקטיבי של זכרון ארגוני מאפשר הפקת לקחים, ניצול של נסיון מצטבר והעשרה של הכלים הניהוליים והמקצועיים העומדים בפני עובדי החברה בכל הדרגים.

פיתוח הדרכה עוסק במיסוד של העברת מידע בין העובדים. מדובר גם על העברת מידע במסלול אופקי (בין עובדים בדרג זהה או בין מחלקות), וגם אנכי (מהבכירים לזוטרים, ולעתים גם להיפך). העברת מידע בין העובדים חיונית אם ברצוננו להביא למצב בו סך הידע הארגוני גדול מהידע של כל אחד מעובדיו, ושניתן להשתמש בו בעת הצורך.

אם חלק מהעובדים בקיאים בתחום מסוים, אך עובדים אחרים אינם מכירים אותו, הארגון לא יוכל לתפקד ביעילות. אם העובדים המנוסים והבקיאים חולים, נמצאים בחופשה או פורשים מתפקידם, יווצר מצב בו כל הארגון יאבד מהידע שלו. מטרתו של פיתוח הדרכה היא ליצור מערך למידה כזה, בו כל עובד יהיה בקיא בכל התחומים הנדרשים לצורך ביצוע תפקידו בכל נקודת זמן, ושעזיבתו של עובד אחד לא תשפיע על תפקודו של הארגון.

הכלים בהם משתמש פיתוח הדרכה הם קורסים מקצועיים, סדנאות, הדרכות חד פעמיות – קבוצתיות או אישיות, הדרכות קבועות, חפיפה, חונכות אישית ועוד. חלק הפעילויות ההדרכה יכולות להיות פנימיות (הדרכות המועברות על ידי אנשי צוות הארגון), ואילו הדרכות אחרות תהיינה חיצוניות (כלומר, קורסים וסדנאות המועברות על ידי נותני שירות שאינם עובדי הארגון).

צוות פיתוח הדרכה אחראי על הקמת מערך ההדרכות המתאים לדרישותיו של הארגון ועל שימור הידע באופן כללי. בהעדר הדרכות מסודרות, הצלחתו של הארגון תהיה נסיבתית ותלויה בידע אישי של דמויות המפתח שבו.

לסיכום, פעילותו של צוות פיתוח הדרכה חיונית לארגון, אם כי השפעתו אינה מורגשת בטווח המיידי. בטווח הרחוק, לעומת זאת, הצלחתה של כל חברה או מוסד תלויה במידה ניכרת בניהול נכון של הידע, בהעשרת העובדים ובהעצמתו של הארגון כולו. לכן ארגון המנהל את הידע שלו ישקיע בפיתוח הדרכה.