הדבר החשוב ביותר בעת תכנון ארוע הוא בחירת המקום בו הוא ייתקיים. כיום אין ספק שארוע במקום פתוח מספק חוויה מדהימה לעומת ארוע במקום סגור. שלל הריחות, הצבעים והאוויר הטבעי מוסיפים רבות לחווית החגיגה. לאחר ההחלטה על הארוע יש מספר גורמים שיש לבדוק לפני סגירת המקום.

השפעת תאריך הארוע

תאריך הארוע הוא גורם חשוב מאוד שיכול להשפיע בצורה משמעותית על החגיגה. ארוע בגן פתוח כאשר יש סכנה לגשמים יכול להתברר ככשלון רציני וכן הפוך, חתונה ביום שישי בגן פתוח באמצע אוגוסט בתל אביב גם כן נידונה לכישלון. עלינו להיות מוכנים לכל מזג האוויר בעת בחירת גם הארועים. כיום ישנם גנים המשלבים אזור מקורה ואזור פתוח על מנת לענות על בעיות שעלולות להיווצר.

התאמת גודל הארוע

ערן שלזינגר טוען כי חשוב מאוד להתאים את מקום הארוע וגודלו למספר המוזמנים. מצד אחד חשוב שהמקום לא יהיה קטן יותר והמבלים יאלצו להצטופף, אך מצד שני גם מקום גדול מידי יכול להוות בעיה כיוון שבערב הארוע הוא לא יראה ריק מידי. שנית יש לבחון שהמקום נגיש לכניסת קהל, לעיתים ישנם אנשים מבוגרים יותר, או כאלו עם קשיי הליכה שונים ולכן יש לבדוק שהנגישות למקום טובה ונוחה. דבר שלישי שיש לבדוק הוא את נושא העיצוב, יש לבדוק שהגן מעוצב בצורה נוחה ובמידה ולא, האם יהיה נוח לעצבו בצורה הרצויה.

השוואת גנים

במדינת ישראל בה כמות גני הארועים רק עולה מידי שנה חשוב מאוד לבצע השוואת מחירים ובחינת מספר גני ארועים לפני ההחלטה. יש להערך מבעוד מועד ולהתחיל לחפש את הגן בזמן וזאת על מנת לקבל את המספר הרב ביותר של הצעות מחיר ורעיונות עיצוביים שונים. לבחירת מקום הארוע חשיבות עצומה ולכן אין להקל ראש בכל התהליך ולעשותו בצורה הנכונה ביותר.