חתונות או אירועים מיוחדים ועסקיים הם פרויקט לכל דבר, המאופיין בשלל גורמים אשר צריך להתנהל מולם ולבצע החלטות מורכבות. הרבה זוגות, משפחות או בתי עסק, אשר מתכננים אירוע, יכולים להתעסק עם יצירתו והקמתו במשך חודשים ארוכים. למרות שהחוויה אמורה להיות נחמדה, מרגשת וכייפית, העיסוק האינטנסיבי סביב האירוע יכול לגרום לתשישות ובלבול, במיוחד עקב ריבוי האפשרויות שמציע עולם האירועים והשמחות.
החל מאירועים אינטימיים, דרך אירועים בטבע וכלה באולמות השמחות וגני האירועים, האופציות הן אינסופיות, וכדאי לדעת איך עושים סדר בבלגן. בנוסף, רוב בתי העסק, שעוסקים בתחום האירועים, מציעים לכם את האופציה של תכנון האירוע דרכם, מה שיכול לחסוך בעלויות ובזמן אותו תשקיעו. אך גם בבחירה כזו וגם אם אתם מעדיפים לתכנן את האירוע בעצמכם, יש להתנהל בצורה מסודרת.
תכנון מראש וחלוקה לשלבים -הפקת אירוע בקלות
חתונות ואירועים דורשים תכנון מראש, אשר יכול להועיל לכם בחיסכון של זמן, כסף ומניעת תקלות. כל אירוע ניתן לחלק לשלושה שלבים: תיאום ציפיות והצהרת כוונות, הפקת האירוע עצמו ולבסוף, הדברים הנלווים אליו.
איך אתם רוצים שהאירוע ייראה? בין אם מדובר בחתונה או באירוע עסקי, בתור מתכנני האירוע עליכם לערוך סיעור מוחות ולהחליט באיזה אווירה האירוע יתקיים ובאיזה סגנון. האם אתם רוצים אירוע בסגנון מפואר, ממלכתי ומרשים, או שמא באירוע אינטימי וייחודי? החלטה זו תקבע ותעצב את מרכיבי האירוע, לרבות, סוג האוכל, סגנון תיעוד האירוע, ובעלי המקצוע אותם תבחרו.
הפקת האירוע עצמו - בבואכם לתכנן אירוע עליכם למפות את בעלי העסק והמקצוע, שאת שירותיהם אתם מעוניינים לשכור. בחתונות מדובר כמובן במיקום האירוע, התפריט, המוזיקה, המשקאות, הצלם, בחירת הרב או גורם אחר לבחירתכם, אשר ינהל את הטקס. אם מדובר באירוע עסקי, יש לשים דגש יותר על סוג האוכל, בחירת מיקום מתאים לבחירתכם, וכמובן המהלכים אותם תרצו לבצע במהלך האירוע, כמו הקרנת מצגות, סרטונים או נאומים שונים.
דברים הנלווים לאירוע - חתונה או אירוע עסקי נערכים אמנם בפרק זמן מסוים, אך ישנם דברים שצריך לדאוג להם, אשר לא מתקיימים באירוע עצמו. למשל, כאשר מדובר בחתונות, יש לבחור טבעות אירוסין וטבעות נישואין מראש, אשר יתאימו לאופי שלכם ולמסגרת הכלכלית המוקצבת לאירוע. בחירת סלון הכלות או חליפת החתן צריכים להילקח בחשבון,ויש לבצע סקר מחירים ולבדוק את האופציות המוצעות בשוק. כך גם לגבי ההזמנות אותן תשלחו לאורחים, הדפסתן ומועד חלוקתן. אם מדובר באירוע עסקי, יש לתכנן מראש את מהלכי האירוע, לדאוג להזמנת הגורמים הרצויים, ולהכין את חומרי הגלם שילוו את האירוע עצמו.