בשנים האחרונות, היקף שימוש במערכות ניהול תוכן גדל בצורה מעריכית: למעשה, כמעט כל תוכן שאנו רואים או נחשפים אליו, מנוהל "מאחורי הקלעים" באמצעות תוכנת ניהול תוכן כזאת או אחרת.
כשמדברים על אתרי אינטרנט בפרט, מערכות ניהול תוכן מבצעות עבודת קודש בכך שהן מגשרות מעל הפער הטכנולוגי שבין שפת המחשב בפועל (קוד) לבין חוויית השימוש של המשתמש.
במאמר הבא נבחן את היבטי מערכות ניהול התוכן השונים: נבדוק מהי מערכת ניהול תוכן, מהי חשיבותה הרבה, למי היא מיועדת וכיצד משתמשים בה.

מערכת ניהול תוכן – מהי?

על פי ההגדרה הכללית, מערכת ניהול תוכן (באנגלית – Content management system או בקיצור CMS) מהווה הגדרה לכל תוכנה הלוקחת מלאכת ניהול תכנים מכל סוג שהוא, ומפשטת אותה עבור המשתמש. באופן כללי, לכל תחום ניתן להגדיר מערכת ניהול תוכן משלו – לרוב מדובר בתוכנה ייעודית שפותחה במסגרת הארגון. דוגמאות לתוכנות כאלה הן תוכנות לניהול מרפאה, תוכנה לניהול מלאי, ממשק ניהול עובדים בארגון וכן הלאה.
כשמדברים על תחום האינטרנט, המענה אותו נותנות מערכות ניהול תוכן הוא בתחום של בניית אתרי אינטרנט – שזה למעשה התוכן שיש לנהל באינטרנט. כידוע, אתרי אינטרנט כתובים במספר שפות: HTML עבור תוכן, CSS עבור עיצוב, JavaScript עבור אפליקציות דינאמיות ושפות דוגמת PHP וASP הנותנות הוראות לשרתים. בסיכום זה לא כללנו אף אחד מעשרות התשתיות (frameworks) שנועדו לבצע תהליכים ספציפיים... האם בונה אתר באמת חייב להכיר בצורה מלאה את כלל השפות הללו? ברור שהתשובה היא לא.
מערכת ניהול תוכן מהווה את הגורם המתווך – היא מקבלת הוראות מהמשתמש, ומפיקה את הקוד הרלוונטי להצגה כדף אינטרנט. באופן זהה למעבד התמלילים שמאפשר יצירת מסמך ללא צורך בהבנה כיצד נוצר ונשמר הקובץ – כך תוכנת ניהול התוכן בונה עמודי אינטרנט על בסיס קלט המשתמש.

מערכת ניהול תוכן – מדוע היא חשובה?

חשיבותן של מערכות ניהול תוכן הוא בפשטות השימוש והנגישות למשתמש. כפי שציינו למעלה, שימוש במערכת ניהול תוכן מבטל את הצורך בעבודה מול קוד, ומפשט את תהליך בניית האתר לכדי תהליך המוכר לכולנו מהשימוש הבסיסי במחשב. אין צורך להבין כיצד היררכיה, לדוגמא, מיוצגת בצורה לוגית על גבי השרת – פשוט ניצור "תיקיה" (או – קטגוריה) ונגרור לתוכה קבצים (או – עמודים) בצורה ובאופן שאנחנו כבר מכירים, בלי צורך ללמוד את התורה כולה מחדש.
חשיבות מערכות הCMS נעוצה בכך שהיא נוטלת מאחריות המשתמש את כל התהליכים הטכניים, ומותירה בידיו את האחריות על העיקר – התוכן של האתר, עיצובו, קידומו במנועי החיפוש וארגונו הנוח עבור הגולש המזדמן. האם אתרים היו מצליחים להתקדם, אם בשביל יצירת עמוד, בעל האתר היה נדרש לכתוב קוד במשך שעות רבות? סביר להניח שלא – התהליך חייב להיות קל ומהיר, אחרת רוב הזמן היה מושקע בעיסוק תפל טכני ולא בהבאת האתר קדימה.
מערכות ניהול תוכן מודרניות נותנות גם מענה מלא לתהליכים העוסקים בהיבטים היקפיים לתוכן בלבד, לדוגמא: הכנסת אלמנטים גרפיים לצורך עיצוב אתר, הכנסת תוכן META וביצוע ניתוחים סטטיסטיים שמסייעים בתהליך קידום אתר, ניהול קבצי האתר, ניהול הדומיין ותיבות הדואר, הטמעת כלים נוספים ויכולות ועוד. לכן, מערכות ניהול תוכן היום כבר מזמן לא מנהלות תוכן בלבד, אלא את כלל הגורמים הסובבים את אתר האינטרנט.

מערכת ניהול תוכן – מי צריך אותה?

למעשה, קל יותר לענות על שאלה הפוכה – מי לא צריך מערכת ניהול תוכן? התשובה לשאלה זו תהא – מתכנתים ומפתחים אשר עבודה מול קוד אינה זרה להם ומתרחשת בשגרת יומם. אנשים אלו מקצועיים דיו כדי לכתוב קוד באותה מהירות בה הם היו כותבים טקסט רגיל – כלומר, תפוקתם אינה נפגעת עקב חוסר השימוש במערכת ניהול תוכן.
ברור לכל כי מתוך כלל בוני האתרים, אחוז האנשים המחזיקים בכישורים כאלו הינו נמוך במיוחד. לפי הערכה סטטיסטית מלפני שנתיים, האינטרנט מונה כ50 מיליארד עמודים שונים – כולם כתובים באמצעות אותן שפות כלליות. האם ניתן להגיע לכמות כזאת מבלי שימוש במערכת המנהלת אותם, עבור כל אתר ואתר? סביר להניח שלא.
על כן, ניתן להכליל ולהגיד שכל אתר צריך להתבסס על מערכת מסודרת המנהלת את תכניו, ומכאן – כל בעל אתר רצוי כי ישתמש במערכת ניהול תוכן מסודרת התאפשר לו להשתלט על תכני אתרו ולנהל אותם בקלות.

מערכת ניהול תוכן – כיצד להשתמש בה?

מכיוון שקהל היעד הינו הקהל הרחב, מערכות ניהול תוכן הפכו לפשוטות לשימוש וברורות לכל במהלך השנים האחרונות. קהל בוני האתרים עבר ממקצוענים וחברות בעלות ממון רב, לאנשים פרטיים ואף משתמשים שמעולם לא נגעו במחשב לפני זה. מתוך כך, מפתחי מערכות ניהול התוכן דאגו וממשיכים לדאוג לשדרג את מה שמתבצע מאחורי הקלעים, בזמן שהמערכת המוצגת לגולש הופכת לפשוטה וקלה לשימוש.
אין הדבר אומר בהכרח שמקומם של המשתמשים המתקדמים נשכח – מרבית המערכות היום יציעו ממשק פשוט, אך גם גישה מלאה לקוד, כדי לענות על הצורך של שני הקצוות המנוגדים, וכל טווח הביניים שביניהם.
מבחינת השימוש עצמו, מרבית המערכות מוצעות ללקוח יחד עם תיעוד מלא לפעולות המערכת. מעוניינים לדעת כיצד להוסיף עמוד, לדוגמא? בצעו חיפוש בתיעוד – סביר להניח שמישהו כבר דאג לתעד את התהליך עבורכם ולהציג את הדרך בצורה ברורה. לעיתים אף תמצאו סרטון המדגים את הפעולה, תלוי מי עומד מאחורי המערכת שבחרתם.
במערכות המוצעות בתשלום (להבדיל ממערכות "קוד פתוח", ששייכות לכלל, כך שאיש לא נושא באחריות הישירה לתפעולה) לרוב תמצאו גם סיוע ותמיכה טכנית עבור השימוש במערכת – כך שגם אם מתגלה קושי מסויים, ניתן לגשר עליו.

מערכת ניהול תוכן – סיכום

ניתן לראות שבשוק בניית האתרים של היום, מערכות ניהול תוכן הן הכרח המציאות. ללא מערכת כזאת, כמעט ובלתי אפשרי להגיע למצב בו ניתן לתחזק בצורה שוטפת אתר אינטרנט מקצועי (שאינו מורכב מעמודים סטטיים).
מערכת ניהול תוכן עונה על מירב הצרכים הטכניים של בונה אתרים, ובנוסף לכך מספקת ממשק משתמש פשוט וברור המאפשר עבודה נוחה וקלה על האתר עצמו, מבלי להתעסק בנושאים טכניים סבוכים. כך, ניתן להשקיע את הזמן בשיפור האתר עצמו, ולא בהתמודדות עם תשתית.
לבעל האתר, אם כך, נותר רק לבחור את מערכת ניהול התוכן הנוחה בעיניו, לבנות את אתרו בקלות וליהנות מהחופש הניתן לו מנושאים טכניים ולעשות את מה שהוא כבר מתמחה בו – ניהול עסק, כתיבת תוכן, קידום, עיצוב וכולי.