בעיות – לכולם יש אותן, אבל איך פותרים אותן?

יש לזהות בעיה.

נשמע פשוט- אנחנו בבעיה, אנחנו יודעים שהיא קיימת. אז זהו- שלא כל כך פשוט. הבעיה היא לא אותה מצוקה שאנו חווים, טוב- לא בהכרח. הבעיה היא הנקודה, שאם תיפתר, תגאל אותנו מהמצוקה. אם יש לנו כאב בטן הבעיה היא לא הבטן אלא אולי משהו מקולקל שאכלנו.

בהרבה מקרים אנחנו כל כך רוצים לפתור את אי הנעימות שאנחנו ממהרים לטפל במקום הכואב ולא בגורם לכאב. אנחנו פשוט לא משקיעים את הזמן הנדרש בזיהוי הבעיה.

זיהוי הבעיה מאפשר מספר דברים: הראשון הוא פתרונה של הבעיה. לא באופן זמני או חלקי אלא באופן קבוע ומיטבי. הפתרון שכזה הוא בדיעבד חסכוני במשאבים שכן הוא מבטל את הצורך בטיפולים משלימים או תומכים. כשזיהינו את הבעיה הרבה הרבה יותר קל לפתור אותה, כן- זיהוי הוא חצי הדרך אל הפתרון.

ישנן מספר דרכים לזהות את הבעיה עצמה ולהגדיר אותה כך שנוכל לטפל במשבר, לפתור את הבעיה ולמשוך את עסקינו בכיוון הנכון והרצוי.

בחירת המילים כשמחפשים את הבעיה

במקום לשאול את העובדים איך לשפר תפוקה אפשר לשאול אותם מה מפריע להם. ללמוד על הכאבים שלהם ולטפל בהם יגביר מוטיבציה. הגברת מוטיבציה מעלה את התפוקה. ותתפלאו לגלות שהרבה פעמים יש חסמי יעילות שהעובדים היו שמחים אם הייתם מסירים כי הם בעצמם נהנים מעבודתם יותר אם ביכולתם להיות יצרניים יותר. משתלם לדבר בשפה שהנשאלים מבינים, לבחור מילים שאתם הם יכולים להזדהות ושאליהן הם מגיבים.

אתם לא יודעים איך לנסח? נסו מילים מקבילות, חליפיות לאלה שבחרתם-זה עניין של ניסוי וטעייה עד שתמצאו את שילוב המילים אליו הנשאלים מגיבים ושאיתו אתם "יכולים לעבוד".

יש לוותר על הנחות יסוד קיימות

זה קשה, כי נוח כשיש הנחות יסוד, ולכולנו יש. אבל זו הדרך הקלה להתחמק מלהבין באמת מה הבעיה ומה מקורה. בהרבה מקרים כשרושמים את הדברים או כשמקריאים את הדברים אפשר לזהות את הנחות היסוד הקיימות. אם נרשום את הבעיות בייצור, כשנבחר לא לרשום את העובדה שהמזגן מקצר נדע כי יש לנו הנחת יסוד לגבי הסיבה בגינה הוא מקצר ואז נוכל להוסיף את הבעיה במזגן לרשימת הבעיות ברצפת היצור. כשתהיה לנו רשימת כל הבעיות ברצפת היצור נוכל להתחיל לענות על השאלה אודות התפוקה הנמוכה ולנסות להבין מה מקור הבעיה.

יש לגוון בעומק הטיפול

לפעמים זה העובד, לפעמים זו המערכת שסביבו. טיפול ברמת הפרט היא אופציה אך צריך לפעמים לצאת החוצה ולהסתכל על הדברים רמת המכלול. או להיפך- אם הסתכלנו ברמת המכלול, לנסות ולהיכנס לעומק אל הבעיות בכדי להבין את המנגנון שגורם להן- לפעמים בעיה היא תגובת שרשרת בכמה מישורים באותו הזמן.

יש לגוון בנקודות ההשקפה

פרספקטיבה היא נקודת ההשקפה מכיוון מסוים, שווה לנסות ולהגיע למספר פרספקטיבות על בעיה כדי לדעת באמת מה גורם אותה. ראו את המוצר בעיניו של המוכר, הטכנאי, הלקוח ושרות הלקוחות. איסוף נקודות השקפה יעזור לכם לאתר את המקור לבעיה ממספר כיוונים ולהתמודד איתה.

יש לנסח את הבעיה בזהירות ורגישות

ניסוח הבעיה כדי להתחיל ולתכנן לה פתרוןמצריך שימוש זהיר בשפה- בחרו מילים משתפות (דברו ברבים), אם הבעיה נוגעת לכמה מעובדי הארגון. בחרו שפה אופטימית וחיובית- לא "את מי נעניש", אלא "איך נתקן". זה יעודד את העובדים להירתם ולעזור במקום להיסגר ולפחד. נסחו אותה כשאלה. שאלות מפעילות את המוח של המתבונן באופן אוטומטי. כמה זה 1+1 לעומת- כמה זה 1+1? הנה, הרגע חשבתם על התשובה.

יש לאסוף עובדות

אחרי הניסוח, עכשיו שלב הביניים של איסוף המידע לצורך גיבוש אפשרויות לפתרון. אספו מידע על מקור הבעיה, המקרים בהם הבעיה עולה, מה בדיוק קורה כשהיא עולה, במה זה מתבטא ועל מה זה משפיע. ככל שיהיה יותר מידע והמידע יהיה מדויק יותר כך הפתרון יהיה מפורט ומדויק יותר. סקרנות לגבי הבעיה תאפשר איסוף יותר מידע- נבירה, חקירה, דקדוק בפרטים, הקשבה, רישום וכו'.

יש לגבש פתרון

לאור זה שהבעיה היא חצי הדרך לפתרון- היא רק חצי הדרך. באופן פרופורציונאלי הפתרון הוא לא פתרון בזק ואם השקענו שעה באיתור הבעיה הפתרון לא יבוא תוך 5 דקות. הפתרון יהיה מורכב יותר ככל שחפרנו את הבעיה לעומק יותר אבל התמודדות איתו והשלמה של פעולת פתירת הבעיה גם תהיה משתלמת ולכן היא כדאית.

בהצלחה!

אפי להב, סמנכ"ל שיווק senzey.com , סנזיי הינה תוכנה לניהול עסק, תוכנה לניהול פרויקטים, תוכנה לניהול משימות, תוכנה לניהול עובדים, תוכנה לניהול זמן, תוכנת ניהול משרד ויומן, ניהול כספים, ניהול לקוחות ושיווק. לסנזיי מהדורות המותאמות לבתי תוכנה, בתי סטודיו, בתי דפוס, משרדי אדריכלים, קבלנים, יזמים, גני ילדים, חוגים וסדנאות, קבוצות ועוד