נתונים כספיים:

תפקידו של רואה החשבון הוא להיות מבקר חיצוני, על פי חוק מדינה, לפעילות החברה. הוא מבקר את דיווחי העסק לרשויות ומוודא שהם נעשים כראוי. החוק דורש מרו"ח דיווחים שאינם טובים מספיק לניהול עסקי תקין ולכן במקרים רבים אין די בדוחות המופקים על ידי הנה"ח ורו"ח כדי לקבל החלטות עסקיות ניהוליות. יחד עם זאת הנהלת החשבונות היא כלי הבסיס לניהול הכספים של העסק ועל כתפי מנהל העסק  מונחת האחריות להביאה למצב בו תשרת אותו ותהווה בסיס לניהול כספי של החברה, תקציב, תזרים ודוחות רווח והפסד מעודכנים.

• שלוט בפתיחת כרטיסים בהנה"חשלך ובנתונים שמוזנים לכל כרטיס.
  • ישנם סעיפים/כרטיסים סטנדרטייםבהנה"ח, הכנסות, הוצאות שכר, הוצאות שילוח, ציוד משרדי ועוד. לרוב הםהוגדרו על ידי מנהל החשבונות "תוך כדי תנועה". כמנהלים אתם חייביםלקבל שליטה על אופי הנה"ח שלכם ולהגדיר את שמות הכרטיסים. זאת, כדילנתח לאן הולך הכסף ומאיפה הוא בא. כך לדוגמא אפשר לחלק הכנסות לפי מקורותההכנסה, (הכנסה מקו חלוקה צפוני/דרומי, הכנסה מסוג לקוחות אחד או אחר וכו'.דוגמא נוספת: את "הוצאות היצוא" אפשר לרשום גם בצורה מפורטת יותרכשילוח, היטס, הובלה, שרותי קרקע וכו'. כל אלו כלים לשליטה.
  • כרטיס בעלים  הוא אחד המוקשים הנפוצים בהנה"חהחשבונות. במקרים רבים מנהלי חשבונות רושמים  בכרטיס הבעלים הוצאות שאינם יודעים לשייךבהנהלת החשבונות. תשלומים בכ"א שלא ברור מה החשבונית כנגדם, תשלומיםבמזומן לעובדים זמניים, (מלצרים, פועלים) והוצאות אחרות נרשמות כמשיכות שלהבעלים, עלולות לחייבו במס שאינו צריך לשלם ולהקטין את הון הבעלים שהוזרם עלידו לחברה – נקודה מכריעה וחשובה בכל התדיינות עם הבנק.
  • חו"ז הוא דרך לרשום ולעמודבדרישות החוק ומצד שני דרך להעלים מידע לאורך חודשים. דרשו ביצוע התאמותשוטף מהנה"ח החשבונות שלכם, פנימית או חיצונית. התאמות של חשבונותהספקים, הלקוחות מול חשבון הבנק כדי לוודא שהנה"ח מעודכנת ומהווה כליעבודה ניהולי.
  • האם נכון לשמור ערמה של חשבוניותעד ל 15 לחודש ואז להקליד? מה עושים אם מסמכים שמנה"ח החשבונות לאמכירה. במקרים רבים מידע חיוני לעסק יכול לשכב חודשים ללא התאמות ורישוםנכון בספרי החברה.
  • העברת הכנסות והוצאות בין שנים,ובין חודשים ורישום מלאי הם מוקשים נפוצים. וודא שאתה מבין איך סעיפים אלורשומים אצלך וכיצד הם משפיעים על ביצועי החברה כפי שהם מופיעים בדוחות החשבונאיים.
  • נהל את הנה"ח לפי פרויקטיםומוקדי רווח. רשום על החשבוניות לפני שהגיעו להנה"ח לאיזה פרויקט לשייךאת ההוצאה או לאיזה כרטיס לשייך את חשבונית.
  • הכינו רשימת צ'ק ליסט לבקרה חודשיתשל התאמות הנהלת החשבונות.
  • הכן מאזן חצי שנתי לבדיקת חובותלקוחות, ספקים ומלאי. תקן מה שלא נראה לך הגיוני.

נהלי עבודה:

• קיים לפחות ארבע פגישות עבודה עםרו"ח בשנה, בפגישה זו בקשו ללמוד מה מצב הנה"ח שלכם. מה מעודכן ומהלא.
• קיימו פגישות קבועותומגדרות עם מנהל/ת החשבונות. בפגישות אלו בדוקנכונות רישומים,
• לכל ספקי התוכנות יש שרותי תמיכה,נצל אותם כדי לבנות דוחות המותאמים לעסק שלך להפקה "בלחיצת כפתור".אל תוותר לעצמך ולמנהל החשבונות שלך, הפק את הדוחות הללו על בסיס קבוע ועשהבהם שימוש בעסק שלך. נהל רישום שוטף של דברים שהית רוצה מהמערכת הממוחשבת שלךומדי כמה חודשים פגוש את אנשי התמיכה הטכנית שלך ובקש מהם את אותם הדברים.
• רכוש לעצמך מיומנות בסיסית והבנהראשונית בתוכנה איתה אתה מנהל את העסק. דוחות ממוחשבים בלחיצת כפתור הם אמצעיטוב לקבל את המידע המפורט אותו אתה מגדיר מראש ומזין למערכת. לעיתים קרובותמנהלים נמנעים מלבדוק ולבקר כי המידע לא נגיש להם.
• מנהל הנשען על הנה"ח מדויקתככל שתהיה עושה זאת פחות טוב ממנהל המתבסס גם על תקציב ותזרים ובקרה. דאגשיהיה לך תקציב ובדוק את עצמך מפעם לפעם מול התכנון.
• בצע גביה יזומה המבוססת עלהנה"ח מותאמת. בצע זאת לפי נוהל כתוב והגדרות תפקיד המוכרות לכל הנוגעיםבדבר. מי מפיק דו"ח, כיצד מוודאים שהוא עדכני? מי מתקשר או שולח תזכורתכתובה ללקוח? מתי?
• הנכשל לתכנן מתכנן להיכשל.הנה"ח החשבונות היא כלי עליו מבוסס ניהול התזרים וניהול התקציב.הנה"ח טובה היא בסיס לתקציב ותזרים ככלי עבודה ניהולים. במידה ואין לךכוח אדם מתאים זה המקום להעזר בליווי חיצוני. בכל מקרה אלו הם מרכיביםחיוניים בניהול המודרני ולמנהל אין את המותרות לוותר עליהם.

תקציב:

• נהל אותו על בסיס חודשי.
• בדוק מדי חודש את ההצלחה שלך לעמודביעדים,
• נתח את הסיבות לחריגה בסעיפיםהשונים.
• הערך להשפעות שיש לחריגות אלו עלמצבו של העסק רווחיותו וניהול התזרים שלו.
• במידת הצורך יש להיערך ולעדכן אתהבנק.

בנקים:

• שתף את הבנק שלך באופן שוטף במהקורה אצלך בעסק. הזמן את מנהל הסניף לביקור, העבר להם דוחות מתומצתים עלהפעילות. עשה זאת גם כשאין לך בעיות או צרכים מיוחדים.
• בדוק מהם ההוצאותהקבועות על "חובות העבר"- פריסות , רשויות, הלוואות של קרנות.
• הכן מאזן על בסיס מזומן לצורך בדיקתצרכי המימון שלך
• הכן תזרים מזומנים יומי על בסיסהנהלת חשבונות
• הכן תזרים מזומנים שנתי המבוסס עלתקציב שנתי (אל תחביא "הראש באדמה")
• הכר את דוחות הנהלת החשבונותהקשורים לתזרים, למשל "דוח התאמות שטל"פ"- שקים שלא נפרעו.

הוצאת שקים:

• הכן טבלת רווח והפסד תזרימי, קריכמה החברה יכולה להוציא שקים בחודש כולל משכורות
• וודא כי לא יצאו בחודש זה מעל מהשהוגדר כולל "באפר" לדחופים.

• הוצא שקים ל-2 תאריכים בחודש למנועהשקעת תשומות יומיומיות למעקב מול הבנק.