בין אם שכרתם חברת ניהול בתים משותפים בת"א ובין אם חברת אחזקת בתים ברמת השרון, הדרישות לניהול יעיל של המבנה טבעיות ומשותפות לכולם. החל ממתן שירות מעולה ועד לשמירה על המבנה כולו במצב אופטימלי, אחריותה של חברת הניהול גדולה ומגוונת, ודורשת כישורים רבים. היכולת לגשת לעבודה כבר מהרגע הראשון, היא זו שמעידה על כך שמדובר בחברת אחזקת בתים משותפים מקצועית. לכן אם רק לפני רגע ממש שכרתם חברת ניהול מקצועית, הנה 3 דברים שעליה לעשות כבר בימי העבודה הראשונים.

ללא קשר לגודל הבניין על חברת הניהול לבחון לעומק את ההסכם ההתקשרות מולכם, את חוזי ההתקשרות מול הספקים ונותני השירותים, להכיר את רמת השירות הנדרשת לניהול מתקנים, לשים לב היטב להיקף השירותים להם מחויבת במסגרת החוזה, ולדעת מראש מה יקרה במקרה של אי ביצוע או הפרות של החוזה. כך תוכל להבין טוב יותר את הציפיות של דיירי הבניין ממנה בנושאים של זמן תגובה, זמינות וכדומה, ולכוון את השירות שמספקת בהתאם.

במהלך השבועות הראשונים על החברה להגיע לבדוק מהו המצב הנוכחי של המבנה ואיך כל המערכות שבו מתפקדות. הערכת מצב בשלבים ראשוניים מאפשרת לקבל נתונים מקיפים על כל המערכות במבנה ואופן השימוש בהן. היערכות כזו היא הבסיס לכל מאמצי התכנון, השיפור והתחזוקה של המבנה, בזכותה ניתן לזהות מפגעי בטיחות, איומים סביבתיים, מצבן של מערכות מכניות ועוד.

לחברת אחזקת בתים משותפים בעלת ניסיון יש את כל הידע הנדרש כדי לתעדף את פעולות התחזוקה והתיקון של כל הנכסים, בהתבסס על המידע שנאסף. כעת כשיש לה את כל הנתונים היא יכולה לבנות תכנית תחזוקה יזומה אשר תעזור לה לחסוך כסף בטווח הארוך, בהשוואה להוצאת כספים עבור תיקונים במקרי חירום. כיום כאשר יש טכנולוגיה מתקדמת בתחום, שילוב טכנולוגיה בתהליכי ניהול הוא בלתי נמנע, מה שמאפשר לתכנן ולנהל תחזוקה מונעת, לעקוב אחר הזמנות שירות מרחוק, להפיק דוחות ולקבל תובנות על יעילות ואופן הניהול.