חוקרים פרטיים צריכים לעבור הכשרה מתאימה ולקבל רישיון מיוחד עבור עיסוק בלתי שגרתי זה של משרד חקירות.
בנוסף למסלול ההכשרה הייחודי יש חשיבות לתכונות מסויימות בקרב חוקרים פרטיים: עליהם להיות דעתניים ובעלי בטחון עצמי רב, ובראש ובראשונה – בעלי כושר המצאה ואילתור שיעמדו לרשותם של חוקרים פרטיים הן במצבי לחץ עימם הם מתמודדים וכן בסיטואציות של מעקב, ראיונות ותשאול הדורשים יצירתיות ודמיון מפותח באופן תדיר.
על חוקרים פרטיים לגייס יכולות אלו בעיקר בחקירות פרטיות הדורשות יכולת יצירת קשרים עם קרובים, בני משפחה וחברים של הנחקר ולעיתים יכולת יצירת קשר ותשאול של הנחקר עצמו.
עם זאת, חשוב לשקול לפני פנייה אל משרד חקירות האם אכן העניין לא יכול להיפתר ללא התערבות חוקרים פרטיים.
ניתן לציין מקרים כמו סכסוכים משפחתיים, חשדות בחיים הזוגיים וחשד לגניבה במקומות עבודה. במקרים אלו ניתן להגיע לפתרונות והסדרים גם בלי התערבות משרד חקירות.
למשל, בסכסוך משפחתי על רקע כספי, לפני שאתם פונים בבהילות אל חוקרים פרטיים שיבררו את מעמדו הכלכלי האמיתי של בן המשפחה החשוד בעיניכם, תוכלו לקרוא לו לסדר בצורה תקיפה אך אדיבה ולברר עימו כיצד ניתן להגיע לעמק השווה ללא עירוב משרד חקירות.
העסקת חוקרים פרטיים יכולה להימנע גם כאשר מנהל חושד במעילה בארגון. אפשר פשוט לקרוא לעובד החשוד לשיחה באווירה ידידותית ונעימה וליישר עימו את ההדורים. כך ניתן להימנע בצורה תרבותית מהפעלת חוקרים פרטיים.
מקרים בהם כן נאלצים להשתמש בשירותי משרד חקירות והפעלת חוקרים פרטיים הם מקרים כמו איתור כתובות, איתור נעדרים, מקרי אישות, קניין רוחני ואפילו אירועים פליליים שחקירתם לא מוצתה על ידי חוקרי המשטרה.
ניתן להפעיל חוקרים פרטיים עבור פעולות של איתור נעדרים וכתובות. משרד חקירות יכול לעזור כאן במציאת אנשים ופרטיהם . כמו כן נדרשים כאן חוקרים פרטיים על מנת להתחקות אחר סדר יומם של חשודים בהשתמטות מחובות והעלמת כספים.
משרד חקירות גם יכול לעזור בחשד להפרת זכויות – נושא השייך לתחום קניין רוחני. במקרה זה חוקרים פרטיים יכולים לאסוף מידע והוכחות על מנת להוכיח הפרה זו.