תהליך גיוס עובדים מוכר למרבית בעלי העסקים ובעלי החברות ורובים אף נרתעים למשמע המילים "גיוס עובדים" והסיבות לכך מובנות לכל. ידוע כי תהליך גיוס עובדים יכול להימשך שבועות רבים ולעיתים אף חודשים רבים, בהם החברה\העסק סובל ממחסור בכוח אדם, ומבזבוז שעות חשובות ומשאבים בעת תהליכי גיוס עובדים. על מנת ליעל את תהליכי גיוס העובדים, נציג בפניכם במאמר זה מספר שיטות שיסייעו לתהליך גיוס עובדים להיות פשוט יותר, זריז יותר ואפקטיבי יותר.

בפועל, תהליך גיוס עובדים מתנהל בצורה הבאה: מתעורר צורך כלשהוא באיוש משרה מסוימת. בין אם הסיבות שמובילות לצורך גיוס העובדים הן פיטורין של עובד וותיק, או התפתחות של ענף חדש או משרה חדשה, לאחר שמתעורר הצורך, בעל המשרה יחל בתהליכים של פרסום מודעת דרושים באמצעים תקשורתיים שונים. לאחר פרסום המשרה, יתחילו לזרום פניות (במידה ותהיה היענות למודעת הדרושים) אותן ייאלץ בעל המשרה לבחון ולוודא התאמתם של הפונים לדרישות המשרה ולצורכי התפקיד. שלב זה ייעשה בדרך כלל באמצעות שיחה טלפונית ראשונית שלאחריה יבוא בדרך כלל ראיון אישי. לאחר שלב הריאיון האישי, במידה ותמצא התאמה, העובד יגויס לתפקיד וכל תהליך גיוס העובדים יבוא לסיומו הטוב. על פניו, זה נראה בסדר, הבעיה מתעוררת כאשר תהליך גיוס העובדים נתקע בשל חוסר פניות למודעת הדרושים, או פניות מרובות שאינן מתאימות לדרישות התפקיד, אך גוזלות זמן יקר של המפרסם (בטלפונים ובראיונות שנערכים לשווא). ניתן למנוע מראש את כל העיכובים הללו באמצעות הקפדה על מספר דגשים חשובים.

בעל משרה, שיפעל בהתאם להנחיות שנפרט כאן, יוכל לחסוך מעצמו זמן יקר שעלול היה להתבזבז (ראיונות עבודה), המתנה מיותרת (עד שיתקבלו פניות) ואף הוצאות מיותרות (טלפונים). בכדי לבצע תהליך גיוס עובדים כהלכה, יש לשים דגש על שלב פרסום המשרה. תחילה יש להגדיר את המשרה המבוקשת באופן המדויק והברור ביותר בעת פרסומה של מודעת הדרושים. פרסום מודעת דרושים טובה שתכלול את כל דרישות התפקיד, תנאי התפקיד, והיקף המשרה תחסוך מראש פניות שלא תואמות את דרישות המשרה, ותמנע בזבוז זמן יקר על טלפונים וראיונות מיותרים. כמו כן, ישנה חשיבות למקום בו מתפרסמת מודעת הדרושים, פרסום משרות במקומות אטרקטיביים כמו לוחות דרושים פופולאריים אינטרנטיים או מקומונים נפוצים, תביא לכך שמודעת הדרושים תיחשף לאנשים המתאימים ותגרור אחריה פניות תואמות. יתרה מזאת, כיום ישנם אמצעי פרסום שמקלים אף יותר על מפרסמי מודעות הדרושים, ומאפשרים להם שירותי "סינון" של פניות שאינן מתאימות לדרישות המודעה. כך יוצא שהמפרסמים יכולים אפילו לחסוך את הזמן שבסינון מודעות הדרושים, ולקיים את הראיונות עם אלו מהמועמדים הפוטנציאליים שמתאימים לתפקיד ועונים על הדרישות.