במאמר זה נציג מספר יכולות טיפוסיות שלקיומן (או אי קיומן) בתוכנת הנהלת החשבונות, משמעות רבה לניהול היום יומי של העסק.

קיומו של עסק כרוך קודם כל במערכת היחסים שהוא מקיים עם לקוחותיו. זו גם הסיבה שבשנים האחרונות התפתח ענף תוכנה שלם של תוכנות עיסקיות לניהול קישרי לקוחות. אחדים מיצרני תוכנות הנהלת החשבונות זיהו את המגמה הזו בשלב די מוקדם והוסיפו את הפונקציונאליות הבסיסית של ניהול קישרי הלקוחות לחבילה של תוכנת הנהלת החשבונות. מדובר בעיקר בניהול ובקרה של לידים, הזדמנויות מכירה, אנשי קשר ומשימות.

יומן משימות  - מתוך הרשימה הנ"ל, הנושא החשוב ביותר הוא זה של ניהול המשימות. עולם ניהול המשימות הוא בעצם מעין יומן של נושאים לטיפול שמשותף למשתמשי המערכת, דהיינו, רשימת נושאים לביצוע של עובדי החברה. יישומו של כלי זה כחלק משיגרת העבודה בארגון, יכול להוות נקודת מיפנה בכל הקשור לטיפול בלקוחות כמו גם בנושאים שוטפים, אשר קודם לכן נוהלו במחברות פרטיות של עובדי האירגון או בקבצים פרטיים על מחשביהם האישיים.

ניהול מסמכים - כלי חשוב נוסף הוא יכולת ניהול של כל המסמכים של האירגון כחלק מתוכנת הנהלת החשבונות. באופן זה, ניתן לקשר לכרטיס הלקוח כל מסמך שנשלח ללקוח, אם מדובר בהסכם התקשרות, או מכתב על פיגור בתשלום וכו'. היתרון של יכולת זו בכך שהגישה למסמך היא דרך ההקשר הלוגי שלו (הקשר ללקוח) ולא דרך ספריה כלשהי (ספריית הסכמי התקשרות למשל) שמישהו מיקם במקום כלשהו, בעוד שעובד אחר עשוי למקם את המסמכים הנשלחים על ידו לאותו לקוח – בתוך ספריה אחרת (ספריית הודעות התראה) אותה מצא לנכון לפתוח.

דוגמאות אלו הן טעימה מן הכלים לניהול השוטף של העסק שמובנים בתוכנות הנהלת החשבונות המודרניות.

כותבת המאמר: קרן שרר טיבר, מנהלת היישום בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.

אשבל מתמחה בפיתוח, שיווק ויישום של מערכות Priority ו-ZOOM, תוכנות אינטגרטיביות לניהול ארגוני כולל WMS/ERP/CRM של גופים תעשייתיים, מסחריים וציבוריים בארץ ובעולם.