דף הבית מחשבים וטכנולוגיה ERP השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר שני בסידרה
השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר שני בסידרה
אשבל טכנולוגיות 05/12/11 |  צפיות: 12783

מערכת שיתוף המידע באמצעות דואר אלקטרוני היא בעצם המערכת המרכזית הקיימת כיום בעולם העסקי. הגם שחלה התפתחות מסויימת של אימוץ השיתוף באמצעות רשתות חברתיות בקהילה העסקית, אין להשוות את חשיבות התקשורת באמצעות הדואר האלקטרוני לתקשורת באמצעות הרשתות החברתיות. אז מה הקשר בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכות דואר אלקטרוני ומה חשיבותו?

בתוכנה להנהלת חשבונות יש מסמכים רבים שברצוננו לשתף במקרים מסויימים עם עובדים או מנהלים נוספים בתוך הארגון או מחוצה לו.

כך למשל, נניח שבתוכנה להנהלת החשבונות נרשמת קבלה של תשלום מלקוח שיש בה חריגה מסויימת של אותו לקוח מתנאי התשלום שנרשמו בחשבונית מולה מתקבל התשלום.

כאשר יש קישור מובנה בתוכנה בין מערכת הנהלת החשבונות לדואר האלקטרוני, ניתן בלחיצת כפתור לייצר הודעת דואר המכילה קישור לקבלה בתוכנת הנהלת החשבונות, ולשלוח את ההודעה למנהל המכירות של החברה.

כאשר יקבל מנהל המכירות של החברה את הודעת הדואר בתיבת הדואר שלו, כל שעליו לעשות כדי לראות את הקבלה הוא ללחוץ על הקישור שבהודעת הדואר. דרך הפעלת קישור זה תפתח הקבלה בתוכנה הנהלת החשבונות והמנהל יוכל לרשום בה את הערותיו, כמו גם ולהחליט אם לאשרה או לדחותה.

כאשר בתוכנת הנהלת החשבונות מובנית מערכת ניהול תהליכים - BPM (Business Process Management) יש לקשר שבין תוכנת הנהלת החשבונות למערכות הדואר האלקטרוני, משמעות גדולה הרבה יותר. בעצם קשה לחשוב כיצד תוכל מערכת ניהול התהליכים למלא את ייעודה בניהול הסטטוסים של התעודות השונות, מבלי שהיא תהיה מסוגלת לייצר הודעות דואר אלקטרוני שישלחו באופן אוטומטי כל אימת שיש להפנות את תשומת ליבו של אחד או יותר מהמשתתפים בתהליך, אם בתוך הארגון ואם מחוצה לו, לכך שהמשך הטיפול בתעודה ושינוי הסטטוס שלה עובר לטיפולו. ועל כך נרחיב במאמר הבא.

כותבת המאמר: קרן שרר טיבר, מנהלת היישום בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.

אשבל מתמחה בפיתוח, שיווק ויישום של מערכות Priority ו-ZOOM, תוכנות אינטגרטיביות לניהול ארגוני כולל WMS/ERP/CRM של גופים תעשייתיים, מסחריים וציבוריים בארץ ובעולם.


דירוג המאמר:

תגיות של המאמר:

 אשבל טכנולוגיות


 


מאמרים נוספים מאת אשבל טכנולוגיות
 
תוכנה להנהלת חשבונות בענן החששות והפתרונות
25/01/12 | תוכנה
קבלת שירותי תוכנה להנהלת חשבונות בענן אמנם מאפשרת מצד אחד, לרואה החשבון של העסק, לעבוד על תוכנת הנהלת החשבונות של העסק ממשרדיו. אך מצד שני מעלה חששות בבעל העסק, לגבי יעילות העבודה של אנשי הנהלת החשבונות, הן מבחינת ממשק המשתמש והן מבחינת אבטחת המידע.

על איחזור מידע בתוכנה להנהלת חשבונות
25/01/12 | תוכנה
כפי שסקרנו במאמרים קודמים, יעילות העבודה בתוכנת הנהלת החשבונות ניתנת לבחינה בשני נושאים עיקריים, היכולת להגיע למידע המבוקש בזמן הקצר ביותר והיכולת לרשום נתונים לתוכנה או לקולטם ממקורות שונים במאמץ הנמוך ביותר. לרשות המשתמש בתוכנה להנהלת חשבונות אוסף של כלים לאיחזור מידע כפי שיובא בסקירה שלהלן.

על יעילות העבודה בתוכנה להנהלת חשבונות
10/01/12 | ERP
יעילות העבודה בתוכנת הנהלת החשבונות ניתנת לבחינה בשני נושאים עיקריים, היכולת להגיע למידע המבוקש בזמן הקצר ביותר והיכולת לרשום נתונים לתוכנה או לקולטם ממקורות שונים במאמץ הנמוך ביותר. המרכיבים המתוארים כאן מתיחסים לניצול של קשרים בין ישויות תוכנת הנהלת החשבונות כדי לתת למשתמש אפשרות להגיע למידע המבוקש בהקלקה אחת או שתיים.

על קלות התנועה (נוויגציה) בתוכנה להנהלת חשבונות
05/01/12 | ERP
ליכולת התנועה (להלן – נוויגציה) בתוכנת הנהלת החשבונות חשיבות רבה הן לגבי הקלות התפעולית והן לגבי זמן הלימוד שנדרש למשתמש חדש (שלא מכיר את המערכת) לתפעל את התוכנה. במאמר זה נסקור את המרכיבים העיקריים שמשפיעים על יכולת הנוויגציה של המשתמש בתוכנת הנהלת החשבונות.

כיצד לבחון את הידידותיות של תוכנה להנהלת חשבונות
27/12/11 | ERP
יצרני תוכנות הנהלת החשבונות נוהגים למכור את התוכנות שלהן כ"ידידותיות למשתמש". מהי תוכנת הנהלת חשבונות ידידותית?

על הקשר בין מערכת הנהלת חשבונות לטלפונים ניידים "חכמים"
במאמר זה נעסוק ביתרונות העסקיים הנובעים ממערכת הנהלת חשבונות "שמתקשרת" עם הניידים "החכמים" שנמצאים ברשות עובדי הארגון.

השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר שני בסידרה
05/12/11 | ERP
במאמר זה נעסוק בהיבטים שונים של הקשר בין תוכנת הנהלת החשבונות למערכות הדואר האלקטרוני של אווטלוק וגוגל מייל, לרבות התיאור של שימושים שונים שניתן לעשות בשילוב זה.

השילוב בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכת שיתוף מידע – מאמר ראשון בסידרה
04/12/11 | ERP
במאמר זה נעסוק בהיבטים שונים של הקשר בין תוכנת הנהלת החשבונות למערכת שיתוף המידע, לרבות התיאור של שימושים שונים שניתן לעשות בשילוב זה.

תוכנת הנהלת החשבונות כתוכנה לניהול הקשר עם הלקוחות
27/11/11 | ERP
עולם התוכנות המודרניות להנהלת חשבונות שהתפתח בשנים האחרונות, מציע מספר תוכנות אשר בנוסף ליכולות המתבקשות לצורך שירותי ניהול החשבונות של העסק, כוללות גם כליים לניהול היומיומי של העסק מול לקוחותיו.

על החשיבות של תחזוקת אשראי ואובליגו ללקוח בתוכנת הנהלת החשבונות
15/11/11 | ERP
רבים נוטים להתעלם מהחשיבות של תחזוקת האשראי והאובליגו ללקוח בתוכנת הנהלת חשבונות. מאמר זה נועד להמחיש כי המאמץ לתחזוקת נתונים אלה קטן ביותר לעומת היתרון הנובע מכך למשתמש בהקטנת הסיכון של המשתמש בבואו למכור מכירות המשך ללקוחותיו.
     
 
שיווק באינטרנט על ידי WSI