עריכת אירוע כרוכה במאמצים רבים ובהשקעת משאבים רבים. על מנת להפיק אירוע כראוי יש בצע תהליך מושכל ומסודר למציאת גן אירועים היכול לענות על הדרישות הייחודיות שלכם. קיום אירוע גדול רב משתתפים כרוכה בהשקעת משאבים גדולים עוד יותר לכן חשוב מאוד לנהל את תהליך ההפקה בצורה מסודרת ונכונה :
- יש לערוך מחקר אינטרנטי ולאתר גני אירועים איכותיים המסוגלים לארח אירועים בקנה מידה גדול.
- חשוב מאוד לקבל המלצות מאנשים פרטיים כל גני אירועים, לשם כך יש לסרוק את הפורמים השונים ברשת ולחפש המלצות הנוגעות לגני אירועים רלוונטיים.
- רצוי לקבל המלצות בעל פה ממשפחה ומקורבים לגבי אולם אירועים מוצלחים המתמחים באירועים גדולים.
- יש לסקור רשימה מצומצמת של גני אירועים רלוונטיים ולבדוק איך הם מתנהלים בפועל בעת אירוע אותנטי. לשם כך יש לתאם עם מנהל האירועים של המקום,ולהגיע לאחד האירועים.
- חשוב לקבל הצעת מחיר מפורטת ולבחון אותה בפרוטרוט.
- בעת חתימת העסקה יש לוודא את כמות המוזמנים ואת השירותים הנכללים בה.
גני אירועים למוזמנים רבים
חשוב לוודא שהמרחב הקיים בגן האירועים אכן יכול להכיל מספר משתתפים רב בנוחות וברווחה. אירוע צפוף יתר על המידה עשוי להיות חוויה לא נעימה לכן יש לוודא שהמרחב המובטח על ידי גן האירועים אכן מספק. חשוב להגיע למקום אישית ולוודא את התנאים הפיזיים לקיום האירוע.
מומלץ לוודא שהלוגיסטיקה שמספק גן האירועים אכן מסוגלת להתמודד עם כמות גדולה של מוזמנים. אין טעם למרחבים גדולים אם הצוות המתפעל את האירוע אינו גדול דיו ושי מחסור בכוח אדם. חובה לתאם ציפיות עם מנהל האירוע ולוודא שכוח האדם מספיק על מנת לנהל אירוע רב משתתפים.
איכות וכמות
מעבר לדרישות הקשורות לגודל האירוע חשוב לוודא שהשירותים המוצעים על ידי גני אירועים איכותיים. אין טעם בעריכת אירוע רב משתתפים במידה והשירותים השונים אינם ברמה גבוהה. מומלץ כאמור לקבל המלצות מיד ראשונה מאת אנשים שערכו את האירוע שלהם בגן האירועים הנבחר, ולהחליט בהתאם לכך.
חשוב לזכור שרוב האולמות היום מציעים המון הטבות מ שמלות כלה 2012 ועד תקליטנים