דמיין לך עולם שבו אתה יכול לפנות לכל לקוח באופן אישי, לפי סוג המוצר המתאים לו, לפי דתו, אמונתו, מינו וגילו.דמיין לך שבמקום לשלוח לכל הלקוחות את אותו קטלוג בדיוק, שלחלק מהלקוחות הוא מתאים יותר ולחלקם פחות, אתה יכול לשלוח לכל לקוח את סל המוצרים המתאים לו ביותר או את המבצעים המתאימים לו ביותר לפי פילוח שנעשה מראש. עכשיו דמיין לעצמך כמה אפקטיבי זה יהיה שלקוח יוכל לקבל רק את המוצרים או המבצעים המתאימים לו ביותר ולא יצטרך לעבור על פני קטלוג שלם כדי למצוא את מה שהוא באמת רוצה. עכשיו דמיין לך שאתה מפיק דיוור ישיר ללקוחותיך באמצעות תוכנת מידע משתנה.

אין צורך לדמיין יותר. כיום, ניתן לעשות זאת בקלות באמצעות הזנת נתונים לתוכנת אקסל או תוכנה דומה, ושימוש בתוכנת "מידע משתנה" אותה ניתן למצוא בבית דפוס דיגיטלי. איך זה נעשה? הרי אתה כבר יודע הכל על הלקוחות שלך, יש לך פילוח שלהם (ואם לא, זה הזמן המתאים להתחיל ולאסוף את הנתונים): סל המוצרים הקבוע שלהם, כתובת, אולי אפילו מידע אישי לגבי מצב משפחתי, גיל, הכנסה ועוד. כדי לעשות שימוש נכון בתוכנת המידע המשתנה אתה צריך לעשות סקר קטן בקרב לקוחותיך כדי לברר מה ימשוך אותם לעשות קנייה נוספת או קנייה גדולה יותר. אולי מבצע, הוזלה של מוצרים מסוימים, הגרלה, שליחת תווי קניה לקניית מוצרים ספציפיים או על סל מוצרים כולל. כעת עליך לפנות לתוכנת המידע המשתנה שעושה סדר בבלאגן ולדוור לכל לקוח את המבצע המתאים לו ביותר לפי הפילוח שעשית מראש.

בעבר תוכנת מידע משתנה אפשרה לשלוח את אותו מכתב אך בשינוי קל של כתובת ושם פרטי ומשפחה. התוכנה הישנה בה השתמשו בעבר לא היתה מוצלחת ביותר משום שיטת ההפקה היתה מסובכת ולעיתים דרשה ביצוע שתי הדפסות שונות, מה שגרם לאי דיוקים ולתוצאות לא איכותיות במיוחד. אולם כיום התוכנה משוכללת ביותר, ומאפשרת שילוב של גורמים רבים של מידע משתנה, כמו שם, שם משפחה, פניה בלשון זכר או נקבה, ואפילו מאפשרת הדפסת גרפיקות משתנות, כך שמעבר לכיתוב, ניתן להתאים גם את התמונות, בין אם של המוצרים שלך או של כל דבר אחר, ללקוח שלך.

נמצא כי לקוחות שמקבלים דיוור ישיר של מכתבים שהודפסו באמצעות שימוש במידע משתנה, שכוללים את שמם בכותרת, לא זורקים את המכתב בקלות הנהוגה לזרוק מכתבים שמתקבלים שלא בדיוור ישיר. כאשר מכתב ממוען אליך ישירות, אתה טורח לפתוח ולקרוא אותו ואינך זורק אותו לפח ישירות כמו שאר המכתבים הפרסומיים שמגיעים אליך בדואר.

מעבר לכך, תחשוב מה יקרה אם כבעל עסק תצליח לפנות לכל אחד מהלקוחות שלך באופן אישי לפי טעמו וצרכיו ולפי זוג המוצרים שאתה יודע שהוא זקוק להם. לדוגמא, אם זו אישה בסביבות גיל ה 40, תציע לה דברים אחרים מאלו שתציע לגבר בגיל ה 20. שניהם לקוחות שלך, אבל סל המוצרים שלהם בהכרח שונה.

כאן תוכנת המידע המשתנה נכנסת לתמונה. באמצעות שימוש במידע משתנה אתה יכול לעשות שימור לקוחות איכותי ויעיל, ולהבטיח שאתה לא שולח עשרות או מאות אלפי מכתבים לחינם.