יש בשוק מספר לא קטן של תוכנות הנהלת חשבונות "למתחילים" שהאטרקטיביות שלהן נובעת בעיקר מפשטות ההפעלה שהן מציעות למשתמש.

אלא שהפשטות של תוכנת הנהלת החשבונות באה בדרך כלל במחיר של חוסרים, שכאשר נתקלים בהם לעתים כבר מאוחר מדיי לחזור – התוכנה כבר נרכשה, הוקלדו בה נתונים וההחלפה תבוא ביוקר. חשוב להדגיש כאן כי המחיר של תוכנות הנהלת החשבונות המוצעות היום "למתחילים" הנו נמוך עד כדי כך שהפער בין תוכנות הנהלת חשבונות עם יכולות משופרות, לתוכנות הנהלת חשבונות עם חוסרים בעיתיים, יכול להתבטא במאות שקלים לשנה. מאידך, במידה ונוצר צורך להחליף את תוכנת הנהלת החשבונות, עלות ההחלפה לרבות העברת הנתונים ולימוד התוכנה החלופית תהיה גבוהה הרבה יותר.

בסקירה זו נעמוד על פונקציונאליות שמומלץ מאד לוודא את קיומה בתוכנת הנהלת החשבונות אותה עומדים לרכוש:

1.    בעת רישום חשבונית,

·        האם ניתן לקשר את החשבונית לאסמכתא כלשהיא כמו הזמנת לקוח, תעודת משלוח, הצעת מחיר?

·        האם ניתן להגדיר מחירון ללקוח כדי שהמחיר לפריט בחשבונית ילקח משם ולאו דווקא ממחירון כללי?

·        האם ניתן לציין בחשבונית מה ההנחה שניתנה לפריט\לסה"כ החשבונית?

·        האם ניתן לציין אם החשבונית חייבת בניכוי מס במקור?

·        האם תאריך התשלום נקבע לפי תנאי התשלום שנרשמים ללקוח?

·        האם קוד המע"מ נלקח באופן אוטומאטי מפרטי הלקוח?

·        האם פקודת היומן שהמערכת מכינה לחשבונית תתאים לסוג ההכנסה הנדרש לפי דרישות מע"מ?

2.    האם ניתן לרשום חשבונית עיסקה?

3.    כיצד ניתן לבטל חשבונית לאחר שנרשמה? האם ניתן לראות זאת (שהחשבונית בוטלה) "בפנקס החשבוניות"?

4.    בקבלות, האם ניתן לרשום קבלה כנגד מספר חשבוניות? האם ניתן לרשום מספר קבלות כנגד חשבונית אחת?

5.    התאמות בנקים – האם יש בתוכנה כלי לביצוע התאמות בנקים? האם יש לכלי זה יכולת לביצוע התאמות של כרטיסי אשראי?

הרשימה לעיל אינה אלא חלק קטן מהיכולות הנדרשות מתוכנת הנהלת חשבונות,  על מנת שניתן יהיה ליישמה מבלי להתקל במיגבלות וחוסרים שהופכים את עבודת הנהלת החשבונות למסורבלת. זאת ועוד, כאשר אין תמיכה באוטומציה של מאפיינים שונים הקשורים ללקוח או לספק ואשר נדרשים בעת רישום חשבוניות וקבלות, כי אז יש סיכוי לטעויות שמאוחר יותר יצרכו זמן רב לאיתור ולתיקון.

כותבת המאמר: קרן שרר טיבר,  מנהלת היישום בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.