מעבר על סמכויותיו של הנוטריון יכול להביא לשלילת הרישיון. במאמר הבא נסביר אילו פעולות מוסמך לבצע הנוטריון על פי החוק ומה המשמעות של כל אחת מהן.

הסמכויות של הנוטריון נקבעות בעת קבלת הרישיון על ידי ועדת הרשיונות במשרד המשפטים. הנוטריון אינו רשאי לספק שירות שלא הוסמך אליו. למעשה, הנוטריון עומד מול רשימה סגורה של סמכויות אותן הוא רשאי להטיל ולבצע. הנוטריון מוסמך על פי החוק לבצע מספר פעולות משפטיות חשובות:

א. אימות מסמכים משפטיים – שירותיו של נוטריון כוללים אימות חתימה ואימות הסכם ממון, לדוגמא.

ב. אישור מסמכים משפטיים – ניתן להגיע אל הנוטריון לצורך קבלת אישור חיים.

ג. עדות על מסמכים משפטיים -  הנוטריון יכול לקבל ולאשר תצהיר של פלוני וכל הצהרה אחרת. לאחר קבלת אישור אפוסטיל תקפה חתימתו של הנוטריון גם במדינות זרות.

ד. עריכת מסמכים משפטיים – בין היתר, נוטריון המוסמך לכך יכול לערוך העדה של מסמך סחיר.

רשימת השירותים היא ארוכה יותר, אך פעולות משפטיות אלו הן אינדיקציה ברורה לסמכות המוטלת על הנוטריון. מבחינת בתי המשפט, חתימתו של הנוטריון על מסמך נחשבת כאישור למקוריותו, לזהות החותם ולכך שהחתימה התבצעה מרצונו הטוב. את מסמכי הנוטריון ניתן להציג כראיה בבתי המשפט, ללא צורך באף הוכחה נוספת.

מתי מסתמכים על חוות הדעת של הנוטריון?

למרות שאין לנוטריון שום סמכות מעבר למה שנקבע בחוק, ישנה רשימה ארוכה של מקרים בהם חוות דעתו של הנוטריון היא דרישה בסיסית. על פי חוק הירושה יכול הנוטריון לאשר עשיית צוואה ולהחזיק בסמכות הדומה לזו של שופט. חוקים אחרים מגדירים את תפקיד הנוטריון במסגרת אישור ותרגום מסמכים. בנוסף, חוק אימוץ הילדים קובע כי יש לצרף חוות דעת של נוטריון על דין זר ותרגום חוק זר במקרה של הגשת בקשה לאישור עמותת אימוץ בין ארצות.

מקרים בהם הנוטריון עובר על סמכויותיו

אפשר להחשב מעבר על סמכויות הנוטריון במידה והוא אינו מבצע את תפקידו כהלכה. לדוגמא, אם הנוטריון לא מזהה באופן מושלם את העומד מולו באמצעות תעודה מזהה או כל תעודה רשמית אחרת, הוא למעשה מועל בתפקידו. מתן שירות נוטריוני על סמך זיהוי לא ודאי הוא מעבר מוחלט על סמכותו של הנוטריון. שנית, הנוטריון צריך לוודא כי מי שפנה אליו מבין את המשמעות של חתימתו על מסמך מסוים. לנוטריון אסור לקצר את התהליכים, להסתיר מידע או להחליט במקום החותם. כל אחת מהפעולות הללו הן עבירות חמורות אשר עשויות להביא לשלילת רשיונו של הנוטריון. על הנוטריון לאשר את הפעולה ולחתום על מסמך רק אם הוא ביצע את הכללים הללו. סמכויותיו של הנוטריון אינן בלתי סופיות והן עומדות לפיקוח, בקרה ומעקב מטעם גופים רבים.

הגבלות המוטלות על הנוטריון

יש להבחין בין סמכויותיו של עורך דין מתוקף תפקידו כנוטריון לבין שאר התפקידים המוטלים עליו. הנוטריון יכול לספק שירותי עריכת דין אשר אינם קשורים לסמכויות הנוטריון. במקרה כזה עליו לבצע הפרדה בין שני התפקידים. הנוטריון יכול לייצג לקוח בבית המשפט מטעם היותו עורך דין, אך אסור לו לספק חתימה נוטריונית תוך מעבר על עקרונות אובייקטיביים. על הנוטריון לשמור על כבוד המקצוע, על נאמנות ללקוחות ועל איסור פרסום. הנוטריון מחויב לסודיות מקצועית, שמירת מסמכים ואיסור שידול לקבלת עבודה. בית הדין המשמעתי המחוזי של לשכת עורכי הדין הוא זה אשר מוסמך לשלול את רשיונו של הנוטריון. גם עבודה בשותפות עם נוטריונים אחרים או חלוקה בשכר עם אדם אחר הם מעבר על סמכויותיו של הנוטריון. עליו להקפיד על כללי האתיקה הללו ועל הסמכויות שניתנו לו במעמד קבלת הרישיון.