תקנות הנוטריונים, תשל"ז-1977 קובעות במידה רבה את אופן עבודתו של הנוטריון. יחד עם זאת, משרד המשפטים מודע לכך שנוטריונים רבים אינם עומדים בתקנות. על מנת לאכוף את ההוראות מפעיל משרד המשפטים פעולות ביקורות ואוסף תלונות המגיעות אל המחלקה לרישוי נוטריונים. מעניין לראות כי הרבה תלונות קשורות אל תקנה 24 לחוק הנוטריונים ועל ההשלכות שלה על עבודת הנוטריון השוטפת.

תקנה 24 לתקנות הנוטריונים קובעת שלושה עקרונות מרכזיים. ראשית, על פי התקנה צריך נוטריון בישראל וברמת גן לנהל כרטסת אלפביתית שבה יהיה כרטיס לכל אדם שעשה פעולה או שבשמו נעשתה פעולה בפני הנוטריון. שנית, בתוך הכרטיס צריך הנוטריון לרשום את מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני הניתן על ידו. שלישית, בתקנה זו נקבע כי במקום הכרטסת האלפיביתית רשאי נוטריון לנהל ספר נוטריונים. עם זאת, על הספר להכיל שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית שבה יירשמו הפרטים בסעיף הקודם.

כיצד יש לסדר את ספר הנוטריונים?

אין עוררין על כך שמתקנה 24 עולה כי נוטריון רשאי לנהל "ספר נוטריונים" במקום כרטסת. מצד שני, התקנה אינה מציינת אם יש לסדר את הספר על פי סדר כרונולוגי או אלפביתי. על מנת להבהיר את המצב מדגיש משרד המשפטים כי לצורך עריכת ביקורת ייחשב ספר הנוטריון על פי סדר כרונולוגי או על פי סדר אלפביתי כממצא תקין. המשמעות היא שנוטריון יכול להחליט כיצד לסדר את הספר בעצמו, אך עליו להקפיד על כך. בנוסף, החוק מחייב את הנוטריון לבצע רישום ביחס לכל פעולה ולציין בבירור את הפרטים הנדרשים על פי הוראות התקנה.

חשוב לציין כי על אף ההתקדמות הטכנולוגית מאז נחקקו תקנות הנוטריונים, עדיין קיימת חובה לנהל את הרישום על נייר ובעותק קשיח. רישום במחשב בלבד אינו מקיים אחר דרישות התקנות ועשוי להעמיד את הנוטריון בפני ביקורת. לסיכום, נוטריון רשאי לנהל כרטסת אלפביתית או ספר נוטריון בסדר אלפביתי או כרונולוגי. עליו לעשות זאת בעותק קשיח ולבדוק היטב את אופן הרישום המפורט בתקנה 24 לתקנות.